Pracownik musi wiedzieć, kiedy przekracza limit połączeń telefonicznych

W przypadku przyznania ustalonego limitu liczby połączeń bądź kwoty za połączenia pracodawca może zobowiązać pracownika do naprawienia ewentualnej szkody, która powstanie w wyniku przekroczenia tego limitu. Jednakże aby zobowiązanie było skuteczne, należy przede wszystkim powiadomić pracownika o cenach połączeń i zasadach ich rozliczania przez operatora oraz wskazać, w jaki sposób pracownik może stale kontrolować koszty połączeń (sieci komórkowe świadczą usługę powiadamiania o liczbie minut wykorzystanych lub pozostałych do wykorzystania). W tych warunkach dopuszczalne będzie żądanie od pracownika podpisania zgody na potrącenie. Może on bowiem łatwo zorientować się, czy istnieje możliwość przekroczenia limitu oraz zapoznawać się z aktualnym obciążeniem rachunku, a zatem będzie istniała świadomość długu i możliwość jego kontrolowania.

Pracodawca może rozliczać pracowników:

• poprzez analizę bilingów i ustalenie, które konkretnie rozmowy były rozmowami prywatnymi – jest to jednak czasochłonne rozwiązanie, a w przypadku gdy pracownik musi się kontaktować np. z dużą ilością klientów, wychwycenie prywatnych połączeń może być wręcz niemożliwe do ustalenia,
• poprzez ustalenie określonego limitu połączeń (abonamentu).

Zasady użytkowania służbowego telefonu powinna określać umowa między pracownikiem a pracodawcą. Należy w niej ustalić przede wszystkim:

• zasady odpowiedzialności materialnej za uszkodzenie lub utratę telefonu,
• limit czasu połączeń lub kwot z tytułu rozmów, za które płaci pracodawca, i sposób ustalania przekroczenia tego limitu (np. na podstawie bilingów),
• sposób i częstotliwość kontrolowania przez pracownika wykorzystania tego limitu,
• zasady zwolnienia pracownika od odpowiedzialności z tytułu przekroczenia ustalonego limitu, w przypadku gdy pracownik wykaże, że całość połączeń była dokonana w związku z pracą,
• zgodę pracownika na potrącanie z wynagrodzenia kwot z tytułu przekroczenia limitu, zgodnie z przedstawionymi zasadami kontroli aktualnie wykorzystanego czasu lub kosztów połączeń.

W przypadku gdy pracodawca umożliwia pracownikowi uzyskanie przez niego (w dowolnym momencie) informacji, dzięki którym pracownik może zapobiec wystąpieniu szkody, a w razie jej powstania – poznać wysokość długu, zgoda na dokonywanie potrącenia z wynagrodzenia będzie ważna i skuteczna. Jeżeli jednak pracownik nie ma możliwości kontrolowania stanu połączeń, zgoda taka będzie nieważna i nieskuteczna, co potwierdza – cytowany wcześniej – wyrok SN z 5 maja 2004 r. (sygn. akt I PK 529/03).

Obciążenie pracownika z tytułu przekroczenia ustalonych limitów powinno się odbyć poprzez wystawienie dowodu sprzedaży (faktura VAT, rachunek), w którym jako odbiorca będzie wskazany pracownik.