Zmniejszenie ekwiwalentu za używanie przez pracownika prywatnego pojazdu

W przypadku używania przez pracownika prywatnego samochodu w celach służbowych do jazd lokalnych strony stosunku pracy mogą zawrzeć umowę cywilnoprawną o używanie pojazdu do celów służbowych, na podstawie której pracownikowi będzie przysługiwał zwrot kosztów używania pojazdu na warunkach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. Przepisy te określają maksymalną stawkę za 1 km przebiegu pojazdu oraz miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne. Zwrot kosztów następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu określonego przez pracodawcę.

Zawarcie umowy zależy od zgodnej woli pracownika i pracodawcy. Także wprowadzenie zmian do umowy wymaga z reguły zgodnej woli obu stron wyrażonej w formie pisemnej (o ile umowa nie stanowi inaczej). Pracodawca nie może więc jednostronnie zmniejszyć określonej w umowie stawki za 1 km przebiegu czy też limitu kilometrów bez uzyskania akceptacji ze strony pracownika. Jeżeli pracownik nie zgadza się na zmianę postanowień umowy, umowa obowiązuje w takim kształcie, w jakim została zawarta.

Pozbawienie pracownika prawa do zwrotu kosztów używania samochodu przed upływem terminu, na jaki została zawarta umowa, możliwe jest tylko w razie jej wcześniejszego rozwiązania, a to z kolei uzależnione jest od treści umowy. Jeżeli umowa określa przypadki, w których może ona ulec rozwiązania przed upływem terminu z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub bez zachowania takiego okresu, to pracodawca może z takiej możliwości skorzystać. Jeżeli jednak strony zawierając umowę nie przewidziały możliwości jej wcześniejszego rozwiązania, to umowa obowiązuje do upływu czasu, na jaki została zawarta.