Zwrot kosztów używania pojazdu pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych, zarówno w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego jak i kilometrówki, jest przychodem ze stosunku pracy. Tak traktują go organy skarbowe, mimo że nie stanowi on tak naprawdę przysporzenia, lecz tylko zwrot ponoszonych na rzecz pracodawcy kosztów eksploatacyjnych.
Miesięczny ryczałt pieniężny, a także zwrot kosztów według kilometrówki są wolne od składek ZUS, lecz tylko do wysokości nieprzekraczającej kwot ustalonych przy zastosowaniu urzędowych stawek za 1 km przebiegu pojazdu. Przebieg pojazdu (z wyłączeniem wypłat ryczałtu) musi być jednak udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Jeśli pracodawca zastosuje wyższą stawkę za kilometr przebiegu niż określona w rozporządzeniu z 25 marca 2002 r., kwota należności stanowiąca nadwyżkę ponad część zwolnioną, będzie obciążona składami ZUS. Ponadto oskładkowany będzie również ryczałt w tej części, która stanowi niedokonane zmniejszenie o 1/22. Zatem, jeśli pracownik miał nieobecności lub nie korzystał w niektórych dniach z samochodu i jego ryczałt powinien być obniżony, a nie został, to zwolniony ze składek ZUS pozostaje tylko ryczałt obliczony z zastosowaniem obniżenia.
Zarówno ryczałt, jak i kilometrówka podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych – jako przychód ze stosunku pracy. Wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w jazdach lokalnych, ale tylko w przypadku, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów, wynika wprost z przepisów innych ustaw. Dotyczy to pracowników służby leśnej i listonoszy.
Przykład: pracownikowi przyznano miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne po miejscowości (120 tys. mieszkańców) 400 km, samochodem o pojemności skokowej powyżej 900 cm3. Ze względu na dość niską stawkę za 1 km przebiegu pracodawca podniósł ją do 1 zł za kilometr. Ryczałt pieniężny wynosi więc 400 zł (400 km x 1 zł). Ryczałt z zastosowaniem stawki wynikającej z rozporządzenia z 25 marca 2002 r. wynosi natomiast 334,32 zł (400 km x 0,8358 zł). Nadwyżka w wysokości 65,68 zł podlega oskładkowaniu. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 4.000 zł oraz zmienną premię regulaminową, która za marzec wyniosła 394,50 zł. Rozliczenie za marzec jest następujące:
- 4.000 zł + 394,50 zł + 65,68 zł = 4.460,18 zł – podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika,
- 4.460,18 zł x 13,71 proc. = 611,49 zł – składki na ubezpieczenia społeczne,
- 4.460,18 zł – 611,49 zł = 3848,69 zł – podstawa wymiaru składki zdrowotnej,
- 3.848,69 zł x 9% = 346,38 zł – składka zdrowotna do ZUS,
- 3.848,69 zł x 7,75% = 298,27 zł – składka zdrowotna do odliczenia od zaliczki na podatek,
- 4.000 zł + 394,50 zł + 400 zł = 4.794,50 zł – podatkowy przychód ze stosunku pracy,
- 4.794,50 zł – 611,49 zł – 111,25 zł = 4.071,76 zł (po zaokrągleniu podstawa opodatkowania – 4.072 zł),
- (4.072 zł x 18%) – 46,33 zł = 686,63 zł – zaliczka na podatek dochodowy,
- 686,63 zł – 298,27 zł = 388,36 zł; po zaokrągleniu 388 zł (zaliczka należna do urzędu skarbowego).
Do wypłaty: 4.794,50 zł – (611,49 zł + 346,38 zł + 388 zł) = 3.448,63 zł.
Podstawa prawna:
- art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a i b, art. 21 ust. 1 pkt
23b, ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
(tekst jedn. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.);
- art. 77[5] ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy (tekst jedn. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.);
- rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie
warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do
celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów
niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.);
- § 2 ust. 1 pkt 13, § 5 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i
polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad
ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
(Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.);
- § 3 ust. 3, par. 3 ust. 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki
społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących
pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).
Izabela Nowacka, specjalista z zakresu płac
Zobacz także:
