Biuro rachunkowe może przejąć obsługę pracowników

Data: 05-08-2013 r.

Obejmując w trakcie roku podatkowego prowadzenie spraw pracowniczych, należy mieć na uwadze przede wszystkim to, że przejmuje się pracowników wraz z całą historią ich zatrudnienia. Poza objęciem akt osobowych należy więc niezwykle starannie potraktować kwestie płacowe.

W pierwszej kolejności należy ustalić, w jakich terminach pracownicy otrzymywali wynagrodzenia, i pobrać wszelką dokumentację płacową. Najważniejszą – z uwagi na konieczność wystawienia PIT-11 pracownikom – będzie dokumentacja z roku, w którym nastąpiła zmiana podmiotu obsługującego. W tym celu należy uzyskać od klienta, bądź od firmy, która dotychczas prowadziła sprawy kadrowo-płacowe, wszystkie listy płac wypłacone w bieżącym roku podatkowym, począwszy od pierwszej wypłaty dokonanej w styczniu (niezależnie od tego, za jaki okres była dokonana ta wypłata).

Ponadto należy sprawdzić i określić status pracowników do celów rozliczania podatku dochodowego – tzn. czy pracownicy złożyli PIT-2 oraz oświadczenia o wspólnym opodatkowaniu z małżonkiem, o podwyższonych kosztach uzyskania bądź zaświadczenie z urzędu skarbowego o zaniechaniu poboru podatku.

Warto dopełnić wszelkich starań, aby dane płacowe pracowników zostały przetransportowane z programu kadrowo płacowego firmy dotąd obsługującej klienta do nowego systemu. Jeśli jednak nie jest to możliwe bądź byłoby zbyt kosztowne, powinno się przepisać te dane do programu, z jakiego korzysta biuro. W przeciwnym razie zaistnieje konieczność samodzielnego monitorowania progów podatkowych (a także przekroczenia kwoty ograniczenia składek) i później – ręcznego wystawiania PIT-11.

Od firmy, która dotychczas obsługiwała sprawy pracownicze, należy pobrać wszystkie deklaracje w formie papierowej, a oprócz tego warto uzyskać płytę z bazą danych z Płatnika zawierającą dane o pracownikach klienta za cały okres, w jakim firma ta prowadziła obsługę spraw pracowniczych, a także dane wcześniejsze, jeśli są w ich posiadaniu (jeśli nie – dane te należy bezwzględnie pobrać od pracodawcy). Będzie to bardzo przydatne do celów wystawienia pracownikom dokumentu Rp-7, a także w przypadku, gdy za okresy poprzednie będzie trzeba przygotować korekty raportów. W razie problemów z uzyskaniem bazy danych należy skontaktować się z dostawcą programu „Płatnik”, który szczegółowo wyjaśni, jakie operacje należy przeprowadzić w celu przeniesienia bazy danych.

W celu kontroli przekroczenia kwoty ograniczenia składek należy określić wysokość podstawy składek od wynagrodzeń otrzymanych przez pracowników u ewentualnych poprzednich pracodawców. Jeżeli biuro zdecyduje się na wprowadzenie danych z roku podatkowego do swojego systemu – nie będzie konieczności monitorowania wysokości podstawy składek od wynagrodzeń otrzymanych u obecnego pracodawcy. Jeśli jednak tego nie uczyni – trzeba będzie na bieżąco sprawdzać, czy któryś z pracowników nie przekroczył kwoty ograniczenia.

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Oskładkowanie umów cywilnoprawnych – 11 odpowiedzi na pytania

pobierz

Okres zasiłkowy

pobierz

Jak rozliczać ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2017 roku

pobierz

Dokumenty ubezpieczeniowe – 8 odpowiedzi na pytania

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 33022 )
Array ( [docId] => 33022 )

Array ( [docId] => 33022 )