Biuro rachunkowe może przejąć obsługę pracowników

W pierwszej kolejności należy ustalić, w jakich terminach pracownicy otrzymywali wynagrodzenia, i pobrać wszelką dokumentację płacową. Najważniejszą – z uwagi na konieczność wystawienia PIT-11 pracownikom – będzie dokumentacja z roku, w którym nastąpiła zmiana podmiotu obsługującego. W tym celu należy uzyskać od klienta, bądź od firmy, która dotychczas prowadziła sprawy kadrowo-płacowe, wszystkie listy płac wypłacone w bieżącym roku podatkowym, począwszy od pierwszej wypłaty dokonanej w styczniu (niezależnie od tego, za jaki okres była dokonana ta wypłata).

Ponadto należy sprawdzić i określić status pracowników do celów rozliczania podatku dochodowego – tzn. czy pracownicy złożyli PIT-2 oraz oświadczenia o wspólnym opodatkowaniu z małżonkiem, o podwyższonych kosztach uzyskania bądź zaświadczenie z urzędu skarbowego o zaniechaniu poboru podatku.

Warto dopełnić wszelkich starań, aby dane płacowe pracowników zostały przetransportowane z programu kadrowo płacowego firmy dotąd obsługującej klienta do nowego systemu. Jeśli jednak nie jest to możliwe bądź byłoby zbyt kosztowne, powinno się przepisać te dane do programu, z jakiego korzysta biuro. W przeciwnym razie zaistnieje konieczność samodzielnego monitorowania progów podatkowych (a także przekroczenia kwoty ograniczenia składek) i później – ręcznego wystawiania PIT-11.

Od firmy, która dotychczas obsługiwała sprawy pracownicze, należy pobrać wszystkie deklaracje w formie papierowej, a oprócz tego warto uzyskać płytę z bazą danych z Płatnika zawierającą dane o pracownikach klienta za cały okres, w jakim firma ta prowadziła obsługę spraw pracowniczych, a także dane wcześniejsze, jeśli są w ich posiadaniu (jeśli nie – dane te należy bezwzględnie pobrać od pracodawcy). Będzie to bardzo przydatne do celów wystawienia pracownikom dokumentu Rp-7, a także w przypadku, gdy za okresy poprzednie będzie trzeba przygotować korekty raportów. W razie problemów z uzyskaniem bazy danych należy skontaktować się z dostawcą programu „Płatnik”, który szczegółowo wyjaśni, jakie operacje należy przeprowadzić w celu przeniesienia bazy danych.

W celu kontroli przekroczenia kwoty ograniczenia składek należy określić wysokość podstawy składek od wynagrodzeń otrzymanych przez pracowników u ewentualnych poprzednich pracodawców. Jeżeli biuro zdecyduje się na wprowadzenie danych z roku podatkowego do swojego systemu – nie będzie konieczności monitorowania wysokości podstawy składek od wynagrodzeń otrzymanych u obecnego pracodawcy. Jeśli jednak tego nie uczyni – trzeba będzie na bieżąco sprawdzać, czy któryś z pracowników nie przekroczył kwoty ograniczenia.