Koszty osobowe można udokumentować za pomocą listy płac

Beneficjenci np. w ramach POKL, mają zwykle możliwość rozliczania w ramach projektu wszystkich wydatków związanych z wynagrodzeniem personelu (wynagrodzenie netto, składki ZUS, zaliczkę na podatek dochodowy). Wyjątkiem są wpłaty dokonywane przez pracodawców na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych) oraz nagrody jubileuszowe.

W przypadku wynagrodzeń osób zatrudnionych na umowę o pracę przy realizacji projektu ważne jest określenie, czy ta osoba pracuje przy jednym, czy przy większej liczbie projektów.

Standardowo dokumentami księgowymi, które należy posiadać, jako dokumenty niezbędne do rozliczenia takiego wynagrodzenia, są ewidencja czasu pracy (lista obecności), lista płac, deklaracja ZUS DRA, nota wewnętrzna informująca o kwocie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, umowa o pracę, opis zakresu czynności wykonywanych przez pracownika, oddelegowanie pracownika do wykonywania obowiązków w ramach projektu na czas jego realizacji (jeżeli dotyczy), dowody zapłaty (zarówno wynagrodzenia netto, jak i wszystkich pochodnych).

Gdy pracownik realizujący projekt jest zatrudniony na część etatu, oprócz opisanych dokumentów konieczne jest przedstawienie wszystkich dokumentów jak w przypadku dla pracowników zaangażowanych na cały etat. Dodatkowo konieczne jest podanie miesięcznej ewidencji zaangażowania pracownika (tzw. karta czasu pracy). Jeżeli dana osoba jest zaangażowana w realizację więcej niż jednego projektu, wówczas trzeba przedstawić ewidencję tych projektów.

W przypadku kosztów wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń (tzw. składek ZUS) każdy oryginał dokumentu księgowego ujętego w dokumentacji finansowej beneficjenta musi zawierać odpowiedni opis. A więc muszą się w nim znaleźć informacje o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej wydatku podpisane przez osoby upoważnione.

Niezbędne jest również umieszczenie opisu wskazującego na związek dokumentu z projektem.

Konieczne jest też wskazanie tzw. dekretu, czyli sposobu ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych. Koszty te powinny być ujęte w ewidencji księgowej w taki sposób, aby móc jednoznacznie powiązać je z projektem. Może to nastąpić albo na wyodrębnionych kontach, albo za pomocą odpowiednich kodów księgowych przypisanych do wszelkich transakcji i kont księgowych, które są powiązane z daną inwestycją.

W przypadku wprowadzenia do istniejącego systemu dodatkowych kont mogą to być konta syntetyczne lub analityczne pozwalające na wyodrębnienie wszelkich operacji, mających związek z projektem.