Wynagrodzenie wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych może być zastąpione ryczałtem. Jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi czasu pracy w godzinach nadliczbowych. Taki sposób rozliczania godzin nadliczbowych jest stosowany wobec pracowników pracujących na stałe poza zakładem pracy, chodzi tu np. o kierowców, czy też przedstawicieli handlowych. W przypadku takich osób trudno jest bowiem ustalić faktycznie przepracowany czas pracy.
Ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych powinien być wyodrębniony od innych składników wynagrodzenia. W przepisach Kodeksu pracy nie jest sprecyzowane, jaka może być jego forma. W wyroku z 17 czerwca 2008 r. (I PK 307/07) Sąd Najwyższy orzekł, że umowa stron może określać, obok wynagrodzenia zasadniczego, także ryczałt za godziny nadliczbowe. Taka regulacja nie pozbawia pracownika roszczeń o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, nieobjętych ryczałtem. Z uwagi na to, że przepisy nie precyzują formy ryczałtu za godziny nadliczbowe, może on mieć różną formę i nazwę. Nie ma przeszkód, by nadać mu także formę premii uznaniowej, o ile spełnia on wskazany powyżej wymóg dotyczący wysokości takiej premii – stwierdził Sąd Najwyższy ww. wyroku.
Ryczałt musi być uzgodniony pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, nie może on w niekorzystny sposób odbiegać od wysokości wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Jeżeli istnieje duża rozbieżność między wysokością ryczałtu a faktycznym czasem pracy, pracownik może domagać się wypłacenia dodatku za godziny pracy nadliczbowej nieobjęte ryczałtem.
