Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego
Pracodawca ewidencjonuje faktyczny czas pracy pracownika w danej dobie, a co za tym idzie, ewidencjonuje również faktyczny czas pracy w godzinach (czy nawet minutach) nadliczbowych. Nie ma więc prawnej możliwości ewidencjonowania „zaokrąglonej” do pełnych godzin pracy w godzinach nadliczbowych. Konieczne jest bowiem wpisywanie do ewidencji takiego czasu pracy, jaki faktycznie został przepracowany w danej dobie. W konsekwencji pracodawca powinien również odrębnie rozliczać czas pracy w ramach takich niepełnych godzin nadliczbowych.