Pracodawca może żądać od pracownika jedynie przedłożenia dowodu osobistego w celu potwierdzenia prawdziwości złożonych przez pracownika danych. Jednak umieszczenie ksero dowodu w aktach osobowych jest możliwe tylko za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie, w której zezwala on na przetwarzanie swoich danych osobowych przez pracodawcę do celów związanych z zatrudnieniem.
Pracodawca może żądać od kandydata do pracy i od pracownika jedynie takich danych, które są wymienione w art. 221 Kodeksu pracy. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma jednak prawo zażądać udokumentowania tych danych.
Przekazanie danych osobowych pracownika następuje w drodze wypełnienia kwestionariusza osobowego, który występuje w dwóch postaciach:
Pracodawca może także stosować własne wzory kwestionariuszy, pod warunkiem jednak, że nie zawierają one danych, których nie wymienia art. 22[1] kp lub inne przepisy (np. w przypadku niektórych zawodów ustawy pozwalają pobierać oświadczenie o niekaralności).
W kwestionariuszach pracownik potwierdza zgodność podanych danych osobowych z dowodem osobistym lub innym dowodem tożsamości, wskazując jego serię, numer oraz organ, który wydał dokument. Pracodawca ma prawo zażądać złożenia takich kwestionariuszy i przechowywać je w aktach osobowych pracownika. Formalnie nie ma natomiast podstaw do tego, aby w aktach osobowych przechowywać ksero dowodu osobistego pracownika.
Pracownik powinien okazać dowód osobisty do wglądu, jeżeli zażąda tego pracodawca celem potwierdzenia podanych danych. Natomiast kserowanie dowodu wymaga uzyskania
dodatkowej zgody pracownika, do celów dowodowych, wyrażonej na piśmie zezwalającej na przetwarzanie danych osobowych pracownika w konkretnym celu, tj. np. przechowywania w aktach osobowych. Dokument ten zawiera bowiem dane wykraczające poza zakres informacji wymienionych w Kodeksie pracy, jakich może żądać pracodawca.
Podstawa prawna:- art. 22[1]ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
- § 1 ust. 1 pkt 1, ust. 2a, ust. 2b, ust. 3 i ust. 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286),
- art. 23 ust. 1 pkt 1 i pkt 2, art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926).
Katarzyna Pietruszyńska
Zobacz także:
