Nawet zlikwidowany fundusz socjalny wciąż istnieje

Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty może zrezygnować z tworzenia funduszu socjalnego w dowolnymi miesiącu roku. Musi jednak uzyskać na to zgodę związków lub – w razie ich braku – przedstawiciela pracowników wyłonionego w sposób przyjęty w zakładzie. Ponadto niezbędny jest zapis o takiej rezygnacji zamieszczony w układzie zbiorowym pracy, a w razie jego braku – w regulaminie wynagradzania. Zmiana wejdzie w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w zakładzie (a w przypadku układu zbiorowego – najwcześniej z dniem zarejestrowania). Z tym, że fundusz socjalny może być oczywiście zlikwidowany w późniejszej dacie – np. zmiana regulaminu wynagradzania wchodzi w życie 15 września, ale rezygnacja z ZFŚS następuje od 1 października. Jednak rezygnacja z funduszu w innym czasie  niż na przełomie roku może powodować pewne problemy.

Przepisy nie regulują natomiast sytuacji odwrotnej, tj. ponownego tworzenia funduszu niegdyś zlikwidowanego. Należy jednak przyjąć, że sposób postępowania będzie analogiczny. W takim przypadku mogą również powstać identyczne wątpliwości jak te, które się wiążą z likwidacją funduszu w trakcie roku kalendarzowego.

Przepisy nie precyzują, w jaki sposób naliczać fundusz za dany rok, w przypadku  gdy w trakcie roku zrezygnowano z działalności socjalnej. Należy jednak przyjąć, że wówczas ustala się odpis należny za dany rok kalendarzowy, a następnie obniża go proporcjonalnie do okresu, w którym fundusz działał.

Sprawa komplikuje się, jeżeli do zmiany dochodzi w trakcie miesiąca kalendarzowego. Za najlepsze wyjście należy wówczas uznać rozliczenie na bazie liczby dni w okresie, w którym fundusz był tworzony. Dlatego jeśli już pracodawca musi zlikwidować lub wprowadzić fundusz w trakcie roku kalendarzowego, najlepiej niech zrobi to z pierwszym dniem miesiąca.