W procesie nakładania kary porządkowej można wyróżnić 3 etapy postępowania:
- powzięcie wiadomości o naruszeniu oraz wysłuchanie pracownika,
- podjęcie przez pracodawcę decyzji o zastosowaniu kary,
- zawiadomienie pracownika o jej zastosowaniu.
Zgodnie z poglądami ekspertów, dopiero przy wypełnieniu wszystkich 3 etapów można mówić o zastosowaniu w stosunku do pracownika kary porządkowej.
Możliwość ukarania pracownika jest ograniczona poprzez wyznaczenie terminów, w trakcie których pracodawca może nałożyć karę. A więc kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od tego naruszenia.
W czasie 2 tygodni pracownik powinien mieć możliwość przedstawienia swoich racji, czyli powinien zostać wysłuchany przez pracodawcę. Gdyby w tym czasie pracownik był nieobecny w zakładzie pracy i nie mógł być wysłuchany, ten 2-tygodniowy termin nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika w pracy.