Czy mając plan urlopów można wymagać jeszcze wniosków urlopowych

Data: 08-07-2015 r.

Ustalając plan urlopów, pracodawca zapewnia sobie wykorzystywanie przysługującego pracownikom urlopu zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami. Zapobiega to więc zamieszaniu i nieporozumieniom, które mogą się pojawić przy składaniu wniosków urlopowych przez wielu pracowników w tym samym terminie. A czy mimo planu urlopów pracodawca może dodatkowo wymagać od pracownika złożenia wniosku o urlop wypoczynkowy?

Wniosek urlopowy – zgodnie z planem

Przepisy prawa pracy nie nakładają na pracownika obowiązku sporządzania wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego, jeżeli w firmie ustalono plan urlopów, a termin wykorzystania urlopu jest zgodny z planem. Jednak zwykle, mimo planu, pracodawcy wymagają wypisywania przez pracowników wniosków urlopowych. Robi się to dla potwierdzenia, że pracownik skorzystał z urlopu zgodnie z planem lub też nie. Taka praktyka nie jest wadliwa.

Na pewno pracownik powinien złożyć wniosek, gdy wymagają tego przepisy wewnątrzzakładowe, np. regulamin pracy. Również w sytuacji gdy termin ustalonego w planie urlopu nie odpowiada pracownikowi, powinien on złożyć umotywowany ważnymi przyczynami wniosek o przesunięcie terminu urlopu.

Osoby nieobjęte planem składają wnioski

Zdarzyć się może, że pomimo sporządzenia planu urlopów w firmie jeden pracownik (lub kilku pracowników) nie został ujęty (nie zostało ujętych) w planie. Następuje to, np. gdy pracownikowi udzielono urlopu wychowawczego na okres 3 lat, ale po roku za zgodą pracodawcy powrócił on do pracy. Udzielenie urlopu wypoczynkowego pracownikowi nieujętemu w planie urlopów następuje na mocy porozumienia między pracownikiem a pracodawcą, po złożeniu wniosku urlopowego. W zasadzie nic nie stoi także na przeszkodzie, aby po porozumieniu się z pracownikiem „dopisać” go do planu urlopów.

Mimo utworzenia planu urlopów nadal niewykluczone będzie:

  • przesunięcie terminu urlopu następujące na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami lub
  • przesunięcie terminu urlopu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy (art. 164 kp),
  • przesunięcie urlopu z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy (art. 165 kp),
  • udzielenie urlopu w późniejszym terminie z powodu m.in. choroby, ćwiczeń wojskowych czy urlopu macierzyńskiego (art. 166 kp),
  • odwołanie z urlopu dokonane przez pracodawcę, gdy obecności pracownika w firmie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (art. 167 kp).

Bez korekty planu

Jeżeli pracodawca uwzględni jeden z powyższych wniosków pracownika albo sam odwoła pracownika z urlopu, to nie musi dokonywać korekty w planie urlopów. Części urlopu niewykorzystanej w terminie określonym planem udziela się w dacie uzgodnionej z pracownikiem.

Terminy urlopów dopasowuje się zarówno do potrzeb zakładu, jak i pracownika

Ustalając plan urlopów pracodawca bierze przy tym pod uwagę:

  • wnioski pracowników zawierające propozycje wykorzystania urlopu wypoczynkowego,
  • konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w firmie.

Oznacza to, że pracodawca nie jest sztywno związany wnioskami pracowników. Nie musi uwzględniać w planie urlopów identycznych terminów wykorzystania urlopów, jakie proponowali podwładni.

Pracodawca jest związany wnioskami urlopowymi złożonymi przez pracownicę, która bezpośrednio po urlopie macierzyńskim chce wykorzystać przysługujący jej urlop wypoczynkowy (bez względu na to, czy zamierza po urlopie wypoczynkowym korzystać z urlopu wychowawczego, czy też nie). Dotyczy to także pracownika – ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego (art. 163 § 3 kp), a także wniosku o urlop wypoczynkowy po dodatkowym urlopie macierzyńskim, po urlopie ojcowskim, po urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego (również dodatkowego), a także po urlopie rodzicielskim.

Pracodawca jest także związany wnioskiem pracownika młodocianego o udzielenie urlopu przypadającego w okresie ferii.

Uzgodnienia z pracownikami są ograniczone terminem

Negocjacje z pracownikami odnośnie do terminu wykorzystania urlopu nie mogą trwać w nieskończoność. Granice wyznacza zasada, że wykorzystanie urlopu następuje w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, a w sytuacjach wyjątkowych – do końca września następnego roku kalendarzowego (art. 161 i art. 168 kp).

W sytuacji gdy w zakładzie nie jest tworzony plan urlopów, ustalenie terminu wykorzystania i udzielenie urlopu następuje po porozumieniu z pracownikiem. A zatem tak długo, jak termin urlopu nie zyska akceptacji obu stron stosunku pracy, nie może on zostać udzielony. W praktyce oznacza to, że bez zgody pracownika nie można mu udzielić urlopu, chyba że jest to urlop zaległy albo pracownik jest w okresie wypowiedzenia (art. 1671 kp).

Obowiązek udzielenia urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, wyznacza granicę dla negocjacji terminu wykorzystania urlopu. Zapobiega również sytuacji, w której pracownik nie będzie w stanie wykorzystać przysługującego mu urlopu przez kilka lat z powodu braku porozumienia co do jego terminu.

Katarzyna Wrońska-Zblewska, prawnik, specjalista prawa pracy

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

30 najciekawszych pytań z prawa pracy

pobierz

Różnicowanie wynagrodzeń na takich samym stanowiskach

pobierz

Dokumentacja pracownicza

pobierz

Pracownik może krytykować decyzje szefa, ale nie jego osobę

pobierz

Polecane artykuły

Array ( [docId] => 37466 )
Array ( [docId] => 37466 )