Pracownikowi zatrudnionemu tylko przez część roku kalendarzowego przysługuje urlop proporcjonalny do okresu przepracowanego. Zasadę obliczania proporcji stosuje się dopiero od momentu, w którym wiadomo, że pracownik nie przepracuje pełnego roku, czyli w praktyce od podpisania porozumienia zmieniającego lub odebrania wypowiedzenia złożonego przez drugą stronę stosunku pracy.
Przykład: Na początku 2013 r. pracownik zatrudniony na czas nieokreślony nabył prawo do 26 dni urlopu za ten rok. 14 maja złożył pracodawcy propozycję zawarcia porozumienia rozwiązującego umowę z dniem 30 czerwca. Pracodawca zaakceptował ją 16 maja. Oznacza to, że od 16 maja można mu wyliczyć proporcję i zmniejszyć urlop do 13 dni (6/12 x 26 dni = 13 dni urlopu).
Zdarza się, że pracownik wykorzystuje większość swojego urlopu, a dopiero potem okazuje się, że jego umowa ma się wkrótce rozwiązać. Często w takich przypadkach wykorzystana liczba dni urlopu przekracza tę, która wynika z proporcji. Jednak pracodawca nie „odzyska” już takiej nadwyżki urlopu. Nie może więc np. żądać zwrotu ekwiwalentu za nadwyżkę urlopu ani potrącać go z wynagrodzenia pracownika.