Informacja o warunkach zatrudnienia musi być aktualna

Autor: Jakub Ziarno
Data: 11-09-2014 r.

Obowiązkiem pracodawcy jest nie tylko wręczenie pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia przy zawieraniu umowy o pracę, ale także aktualizacja informacji w przypadku zmiany wspomnianych warunków. Czy można uniknąć aktualizacji poprzez zastosowanie informacji wariantowej oraz czy aktualizacja jest konieczna np. w sytuacji zmiany wymiaru etatu i nabycia stopnia niepełnosprawności?

Wymóg aktualizacji informacji uchodzi za dość kłopotliwy, gdyż wiąże się z koniecznością monitorowania okoliczności takich jak ogólny staż pracy oraz okres zatrudnienia u pracodawcy w ramach danego rodzaju umowy pod kątem zmiany informacji o warunkach zatrudnienia. Poszukiwane są więc formy dogodniejsze dla pracodawcy, pozwalające na rezygnację z aktualizacji informacji. Częsta wątpliwość dotyczy możliwości zastosowania informacji jednakowej dla wszystkich pracowników, zawierającej wszystkie możliwe warianty w zakresie wymiaru urlopu i długości wypowiedzenia. Praktykę tego rodzaju należy jednak uznać za niezgodną z przepisami. Ustawodawca wyraźnie podkreślił bowiem konieczność zaktualizowania informacji w sytuacji, gdy zmianie ulega któryś z warunków wymienionych w Kodeksie pracy. W niektórych zakładach pracy można spotkać się z inną odmianą informacji wariantowej, tj. zawierającą wprawdzie kilka różnych wariantów, ale skonkretyzowanych dla pracownika, z podaniem konkretnej daty kalendarzowej, z upływem której określony warunek zatrudnienia ulegnie zmianie. 

Przykład:

Pracownik został poinformowany o wymiarze urlopu przysługującym mu w dniu zatrudnienia oraz o nowym wymiarze urlopu, przysługującym z chwilą przekroczenia 10-letniego stażu pracy, wraz z podaniem konkretnej daty, z upływem której wymiar urlopu pracownika ulegnie zwiększeniu.

Istnieją dwa stanowiska urzędowe, w których oceniono poprawność tego rodzaju praktyki - niestety są one rozbieżne. 

PIP i Ministerstwo Pracy nie zgadzają się w kwestii informacji wariantowej

Korzystne dla służb kadrowych jest stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (stanowisko z 22 lutego 2013 r.). W ocenie Ministerstwa nie ma konieczności ponownego przygotowywania informacji dla pracownika, jeśli w pierwszej informacji pracodawca poinformował nie tylko o warunkach zatrudnienia znajdujących zastosowanie w momencie zatrudnienia, ale także o dniu, w którym nastąpi zmiana tych warunków. 

Innego zdania jest Główny Inspektorat Pracy, który uznał (w stanowisku z 10 maja 2013 r., sygn. GNP-249-4560-3-1/13/PE/RP), że nie jest prawidłowe jednoczesne sporządzanie informacji aktualnej i dotyczącej warunków, które ulegną zmianie z upływem określonego czasu. Zdaniem GIP aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia musi być zawsze sporządzana na bieżąco, po zaistnieniu zmian w warunkach zatrudnienia pracownika.

Rozbieżności w stanowiskach urzędowych nie ułatwiają służbom kadrowym znalezienia właściwego rozwiązania. Jednak warto zwrócić uwagę, że ewentualne błędy w zakresie aktualizacji informacji nie stanowią wykroczenia, a tym samym nie grozi za nie grzywna. A zatem działaniem zalecanym jest wybór praktyki dogodniejszej dla danego pracodawcy.

Po nabyciu stopnia niepełnosprawności aktualizacja może być niezbędna 

W aktualnym stanie prawnym podstawowa norma czasu pracy osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności jest niższa niż osoby zdrowej i nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. Nabycie znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności może mieć miejsce również w trakcie zatrudnienia u danego pracodawcy. Wiąże się z tym konieczność stosownego zmniejszenia pracownikowi normy czasu pracy. Zmniejszając pracownikowi normę, pracodawca jest zobowiązany do zaktualizowania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia w terminie 1 miesiąca od obniżenia normy. Może również wystąpić sytuacja, iż pracownik niepełnosprawny w stopniu znacznym lub umiarkowanym w trakcie zatrudnienia u pracodawcy otrzyma zgodę lekarza na pracę z zastosowaniem 8-godzinnej normy dobowej i 40-godzinnej normy tygodniowej. Również w takim przypadku konieczne jest dokonanie aktualizacji informacji w terminie 1 miesiąca od zmiany stosowanej normy czasu pracy. 

Po zmianie etatu zwykle musisz wskazać nowe warunki 

Konieczność aktualizacji informacji może zaistnieć w sytuacji, gdy zmianie ulega wymiar etatu danego pracownika. Wprawdzie norma czasu pracy jest identyczna zarówno dla pracownika pełnoetatowego, jak i niepełnoetatowego – różnica pomiędzy sytuacją prawną tych pracowników dotyczy bowiem wymiaru, a nie normy czasu pracy. Niemniej, z uwagi na trudności pracowników z odróżnieniem normy od wymiaru, często informacja zawiera nie tylko określenie norm czasu pracy, ale także określenie wymiaru zatrudnienia. W takim przypadku zmiana wymiaru etatu powinna za sobą pociągnąć aktualizację informacji. Ponadto wskazany w informacji o warunkach zatrudnienia wymiar urlopu przyjęło się przeliczać w odniesieniu do wymiaru zatrudniania. Tym samym zmiana wymiaru etatu spowoduje również zmianę wymiaru urlopu podanego w informacji.

Jakub Ziarno, specjalista prawa pracy, trener, prowadzi własną firmę doradczą, był inspektorem PIP

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

30 najciekawszych pytań z prawa pracy

pobierz

Różnicowanie wynagrodzeń na takich samym stanowiskach

pobierz

Dokumentacja pracownicza

pobierz

Pracownik może krytykować decyzje szefa, ale nie jego osobę

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Radcy Prawnego Małgorzata Suchecka

    al. Grunwaldzka 472D Lokal 1 Olivia Business Centre, Olivia Six (13. piętro), 80-309 Gdańsk

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • Buszan Suchecka Orłowski Adwokat Radcowie Prawni Sp.p.

    ul. Armii Krajowej 22/2, 81-849 Sopot

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • KANCELARIA ADWOKACKA Adwokat Michał Gajda

    ul. Księcia Bogusława X 1/3, 70-440 Szczecin

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 35688 )
Array ( [docId] => 35688 )


Array ( [docId] => 35688 )