W razie nieobecności pracownika, na czas jej zastępstwa pracodawca może zatrudnić inną osobę. Umowa ta jest umową terminową, a jej datę końcową określa nie konkretna data (chociaż można ją wpisać) ale sprecyzowane zdarzenie (powrót pracownika zastępowanego do pracy).
W umowie na zastępstwo musimy wpisać konkretnego pracownika, którego zamierzamy zastąpić. Jest to informacja niezbędna do zawarcia umowy na zastępstwo. Nie trzeba natomiast wpisywać powodu nieobecności zastępowanego pracownika. Wystarczy napisać, że „umowa jest zawarta na okres nieobecności Jana Kowalskiego”.
Taki zapis pozwoli nam na większą elastyczność. W sytuacji, gdy zawrzemy z pracownikiem umowę na zastępstwo i wpiszemy konkretny rodzaj nieobecności (np. okres zwolnienia lekarskiego) a pracownik w międzyczasie zmieni rodzaj nieobecności, np. rozpocznie wykorzystywanie urlopu macierzyńskiego, to umowa z zastępującym pracownikiem się rozwiąże. Dzieje się tak ponieważ, ustaje powód dla którego zastępujący pracownik został zatrudniony (zwolnienie lekarskie). Gdyby pracodawca chciał wciąż zatrudniać daną osobę w zastępstwo za nieobecnego pracownika musi podpisać nową umowę zmieniając w niej rodzaj nieobecności zastępowanego podwładnego.
Przykład:
Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę na zastępstwo. W jej treści wpisał, że umowa trwa na czas nieobecności pracownika Jana Kowalskiego. Obecnie Kowalski przebywa na zwolnieniu. Po wykorzystaniu tego zwolnienia poszedł jeszcze na cały zaległy i bieżący urlop wypoczynkowy (w sumie kolejne 30 dni nieobecności).
