Kontrola zarządcza – obowiązki dyrektora i dokumenty w szkole

Dyrektor szkoły ma obowiązek objąć kontrolą zarządczą wszystkie procesy i systemy funkcjonujące w szkole tak, aby cele i zadania zostały zrealizowane zgodnie z prawem, w sposób efektywny i terminowy. Oprócz tego obowiązki dyrektora szkoły dotyczą zarządzania ryzykiem, którego analiza jest podstawą w budowaniu systemu kontroli zarządczej.

Obowiązki dyrektora szkoły w ramach prowadzenia kontroli zarządczej

Do podstawowych obowiązków dyrektora szkoły należy przygotowanie regulaminów i procedur prowadzania kontroli zarządczej. Dokumenty w szkole muszą odpowiadać zarządzeniom w sprawie form i zasad sprawowania kontroli wewnętrznej, zgodnie z ustaleniami dotyczącymi osób odpowiedzialnych za nadzór nad poszczególnymi obszarami funkcjonowania szkoły.

Dyrektor szkoły może upoważnić do realizacji niektórych zadań pracowników, np. wicedyrektora, księgowego, specjalistę ds. kadr, kierownika gospodarczego, pedagoga. Możliwe jest również powołanie zespołów zadaniowych ds. kontroli doraźnych i tematycznych. Ważne, aby zakres czynności pracowników określały przygotowane dokumenty w szkole. Każdy powinien zapoznać się z zakresem obowiązków oraz udzielić dyrektorowi pisemnego potwierdzenia tego faktu.

Kontrola zarządcza – dokumenty w szkole

Dyrektor szkoły może przekazać część obowiązków związanych z kontrolą zarządczą pracownikom, jednak to on odpowiada za dokumenty w szkole, które stanowią o poprawnym realizowaniu zadań ustawowych. Dokumentację prowadzonej kontroli stanowią:

• księga kontroli wewnętrznej,
• procedury wewnętrzne,
• regulaminy, instrukcje i zarządzenia,
• wytyczne zewnętrzne i wewnętrzne,

• zakresy obowiązków, odpowiedzialności, uprawnień i podległości służbowej pracowników,
• protokoły pokontrolne,
• inne dokumenty niezbędne w prowadzeniu systemu kontroli wewnętrznej.

Dyrektor szkoły – odpowiedzialność

Obowiązki dyrektora szkoły związane z prowadzeniem kontroli zarządczej nie polegają na osobistym realizowaniu działań, ale na zapewnieniu warunków do jej prawidłowego prowadzenia. Dyrektor szkoły odpowiada za to, aby kontrola zarządcza była: adekwatna, skuteczna i efektywna.

Za niedopełnienie tego obowiązku dyrektor szkoły może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Podstawa prawna:

• art. 68, 69 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.),
• art. 5 ust. 2, art. 11 ust. 2, art. 16 ust. 2, art. 17 ust. 7, art. 17a ust. 5 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 14, poz. 1114 ze zm.),
• Komunikat Ministra Finansów Nr 23 z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 15, poz. 84)

Opracowanie redakcyjne: Marta Wysocka

• Dane gromadzone w SIO – zadania dyrektora szkoły
• Uchwały rady pedagogicznej – jak przechowywać dokumenty w szkole
• Przechowywanie dokumentów w szkole