Szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją reguluje instrukcja kancelaryjna danej szkoły. W przypadku dokumentacji świadczeń z ZFŚS należy założyć teczki aktowe. Każda teczka zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana.
Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
- pełnej nazwy szkoły oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej - na środku u góry;
- części znaku sprawy, czyli oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt,
- kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B - również okresu przechowywania dokumentacji - po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;
- tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce - na środku;
- roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego - po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce - rokiem najpóźniejszego pisma w teczce - pod tytułem;
- numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek - pod rocznymi datami skrajnymi.
