Faktura proforma nie jest fakturą zaliczkową

Problem: Przedsiębiorcy w obrocie gospodarczym posługują się fakturą, która poświadcza sprzedaż towarów lub wykonanie usług. Jeśli firma chce otrzymać zapłatę za usługi nie wykonane lub nie dostarczony towar to wystawia wtedy fakturę proforma, na podstawie której odbiorca dokonuje płatności. Czy taką fakturę należy zarejestrować w ewidencji księgowej?

Rozwiązanie: Faktura proforma nie powinna być księgowana. Po jej wystawieniu i dokonaniu za nią płatności wystawca, w przypadku gdy usługi zostały już wykonane lub towar został wydany, powinien wystawić „normalną” fakturę nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Przepisy polskie nie zawierają definicji faktury proforma. Jest jednak ona powszechnie stosowana. Faktura proforma zawiera wszystkie składowe „zwykłej” faktury VAT oraz dane konieczne do dokonania płatności. Terminy wystawienia faktury VAT określa art. 106 i ustawy o VAT. Jeżeli zbyt późno lub niekiedy za wcześnie zostanie wystawiona faktura VAT może rodzić to konsekwencje podatkowe nie tylko dla wystawiającego fakturę, ale również dla nabywcy.

Podstawową różnicą między fakturą proformą, a fakturą zaliczkową jest to, że faktura zaliczkowa jest ujmowana w księgach. Od 1 stycznia 2014 roku fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy towaru lub usługi. Faktura zaliczkowa może być wystawiona nie prędzej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności, jednak ze względu na brak możliwości przewidzenia uregulowania zapłaty lepszym rozwiązaniem jest wystawienie faktury zaliczkowej po otrzymaniu płatności.

Przedwczesne wystawienie faktury >>