Z przepisów ustawy o VAT nie wynika wprost, w jaki sposób należy dokumentować zwroty i reklamacje. Zgodnie z art. 29 ust. 4 ustawy o VAT, podstawę opodatkowania zmniejsza się m. in. o kwoty udokumentowanych i prawnie dopuszczalnych, uznanych reklamacji. Z przepisu tego wynika jedynie, że o wartość reklamacji można skorygować podstawę opodatkowania wtedy, gdy jest ona prawnie dopuszczalna i należycie udokumentowana.
Sposób udokumentowania reklamacji nie został określony w przepisach. Organy podatkowe wydały szereg interpretacji indywidualnych, z których wynika, że korekta podstawy opodatkowania w związku z uznaną reklamacją, może być dokonana również wtedy, gdy podatnik nie posiada oryginału paragonu fiskalnego. Jako przykład wskazać można interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 10 sierpnia 2011 r. (nr ILPP2/443-799/11-2/EN).
Należy zwrócić uwagę na obowiązujące od 1 kwietnia 2013 r. przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Nakładają one na podatników obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji uznanych reklamacji i zwrotów towarów. Zgodnie z § 3 ust. 4 pkt 6 tego rozporządzenia, ewidencja taka powinna zawierać dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży.
