Ustawa o rachunkowości nie różnicuje sposobu księgowania czy przechowywania dokumentów w zależności od tego, w jakiej fizycznie będą postaci. Konieczne jest jednak aby dokument elektroniczny (np. wydruk z systemu bankowości internetowej, elektroniczny dokument magazynowy, elektroniczny bilet lotniczy, dane z systemów billingowych itp.) wypełniała wszystkie warunki, jakie w ogóle są stawiane dokumentom księgowym w art. 21 ust. 1 UoR.
Cechy dokumentu księgowego
Dokument powinien posiadać:
-
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
-
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
-
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
-
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
-
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
-
a następnie stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania, przy czym nie ma przeszkód, aby zaniechać zamieszczania na dowodzie tych danych, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.