Aktywa niemające postaci materialnej lub powierzone innym jednostkom należy zinwentaryzować drogą potwierdzenia sald. Inwentaryzacja środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych polega na uzyskaniu od banków potwierdzeń prawidłowości stanu wykazanego w księgach rachunkowych jednostki. Przy czym zasadą jest, że stroną inicjującą uzgodnienie tego stanu jest bank.
-
aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,
-
należności, w tym udzielonych pożyczek, oprócz należności wątpliwych i spornych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych,
-
powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.
Ważne zasady dotyczącej tej metody to:
-
W wypadku środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych oraz papierów wartościowych – uzgodnienie salda na dzień bilansowy odbywa się na podstawie dokumentu otrzymanego z banku prowadzącego dany rachunek lub od jednostki, w której są przechowywane papiery wartościowe.
-
Dla należności (w tym z tytułu udzielonych pożyczek) – obowiązek uzgodnienia stanu salda spoczywa na wierzycielu. Wysyła on do swoich dłużników wypełniony druk „Potwierdzenie salda”. W razie wystąpienia rozbieżności sald wyjaśnia przyczyny ich powstania.
-
Dla powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – obowiązek inwentaryzacji spoczywa zarówno na właścicielu, który powinien wysłać pismo o potwierdzeniu salda, jak i na użytkowniku tych składników, który powinien spisem z natury objąć również składniki niestanowiące jego własności.
aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,
należności, w tym udzielonych pożyczek, oprócz należności wątpliwych i spornych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych,
powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.
W wypadku środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych oraz papierów wartościowych – uzgodnienie salda na dzień bilansowy odbywa się na podstawie dokumentu otrzymanego z banku prowadzącego dany rachunek lub od jednostki, w której są przechowywane papiery wartościowe.
Dla należności (w tym z tytułu udzielonych pożyczek) – obowiązek uzgodnienia stanu salda spoczywa na wierzycielu. Wysyła on do swoich dłużników wypełniony druk „Potwierdzenie salda”. W razie wystąpienia rozbieżności sald wyjaśnia przyczyny ich powstania.
Dla powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – obowiązek inwentaryzacji spoczywa zarówno na właścicielu, który powinien wysłać pismo o potwierdzeniu salda, jak i na użytkowniku tych składników, który powinien spisem z natury objąć również składniki niestanowiące jego własności.
Inwentaryzacja w formie uzyskania potwierdzenia sald nie dotyczy należności:
-
z tytułów publicznoprawnych,
-
spornych i wątpliwych,
-
od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, na przykład osób fizycznych prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.
Inwentaryzacja środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych polega na uzyskaniu od banków potwierdzeń prawidłowości stanu wykazanego w księgach rachunkowych jednostki. Przy czym zasadą jest, że stroną inicjującą uzgodnienie tego stanu jest bank. Otrzymany z banku dokument zawiera zazwyczaj informację o saldzie danego rachunku jednostki prowadzonego przez bank, w tym na ogół również informację o saldach zerowych i rachunkach zamkniętych.
Przesłane przez bank potwierdzenie salda powinno być przez jednostkę sprawdzone pod względem jego zgodności z księgami rachunkowymi. W sytuacji wystąpienia rozbieżności należy je wyjaśnić.
W sytuacji gdyby bank nie przesłał odpowiedniego dokumentu informującego o stanie salda, jednostka powinna sama wystąpić z prośbą o potwierdzenie salda, np. drogą wysłania do banku pisma o odpowiedniej treści.
Uzyskanie dokumentu potwierdzającego stan konta bankowego nie wymaga wystąpienia jednostki do banku, gdyż to bank powiadamia swoich klientów (z własnej inicjatywy) o stanie sald figurujących w jego księgach rachunkowych na ostatni dzień roku obrotowego (31 grudnia). Powiadomienie takie stanowi dowód uzgodnienia sald.
Podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
dr Katarzyna Trzpioła, wykładowca na wydziale Zarządzania UW
Zobacz także: