Zasady inwentaryzacji metodą porównania zapisów w księgach rachunkowych

Inwentaryzowana pozycja

Sposób przeprowadzenia prac

wartości niematerialne i prawne

weryfikacja stanu księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów praw majątkowych, sprawdzenie wysokości i terminowości odpisów umorzeniowych, a zwłaszcza zgodności z okresami amortyzacji wykorzystuje się tu protokoły przyjęcia i likwidacji wartości niematerialnych i prawnych

środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony

porównanie danych księgowości z odpowiednimi dokumentami - OT, dokumenty będące podstawą naliczenia amortyzacji

grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości

porównanie danych księgowości z odpowiednimi dokumentami (wyciąg z ksiąg wieczystych, umowa o oddanie w użytkowanie wieczyste)

Materiały (towary) w drodze i dostawy niefakturowane

należy sprawdzić, czy wykazane stany materiałów (towarów) w drodze wynikają z otrzymanych faktur niepotwierdzonych jeszcze dokumentami PZ. Należy zbadać realność dostaw niefakturowanych

środki pieniężne w drodze

skonfrontować należy dane otrzymane od placówek handlowych i raportów kasowych z wpłatami wykazanymi na wyciągach bankowych. Środki pieniężne w drodze to bowiem wartość niewpłaconych jeszcze do banku kwot albo kwot przesuwanych między kasami jednostki (rzadziej)

należności sporne i wątpliwe

sprawdzenie wszystkich tytułów należności i roszczeń dochodzonych z powództwa cywilnego oraz tych, co do których kontrahenci zgłosili odmowę zapłaty.

W stosunku do należności skierowanych na drogę postępowania sądowego trzeba uzyskać informacje o etapie prowadzonych spraw sądowych od radcy prawnego czy innej osoby prowadzącej obsługę prawną firmy lub od komornika. Należy też sprawdzić, czy należność nie jest przedawniona

rozrachunki publicznoprawne

- uzgodnienie wysokości dokonanych wpłat lub otrzymanych środków oraz szczegółowe wykazanie realności istniejących sald

- porównanie danych z ksiąg z deklaracjami (PIT, CIT, VAT, DRA, deklaracjami dotyczącymi podatku od nieruchomości itp. i innymi dokumentami, w zależności od tytułu należności czy zobowiązania)

należności i zobowiązania z pracownikami

sprawdzenie, czy saldo wynika z niewypłaconych list płac z ostatniego miesiąca i wynagrodzeń niepodjętych w terminie wypłaty, oraz stwierdzenie, czy nie zawiera kwot przedawnionych

należności i zobowiązania z osobami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych

sprawdzenie faktur i dowodów zapłaty, ujęcie not odsetkowych

zobowiązania wobec dostawców

sprawdzenie faktur i dowodów zapłaty, ujęcie not odsetkowych, należy wykorzystać otrzymane od kontrahentów prośby o potwierdzenie salda

rozliczenia międzyokresowe czynne

sprawdzenie wielkości tych kosztów z ich dokumentacją oraz weryfikując sposób ich rozliczenia, mając na uwadze zasadę współmierności przychodów i kosztów oraz uregulowania zawarte w art. 6 ust. 2 i art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, należy sprawdzić także realność tytułów, ich wysokość oraz prawidłowość odpisywania

rozliczenia międzyokresowe bierne

sprawdzenie zasadności ich zarachowania w koszty bieżącego okresu oraz zgodności z art. 6 ust. 2 i art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości, należy sprawdzić także realność tytułów, ich wysokość oraz prawidłowość odpisywania

kapitały własne, w szczególności kapitał podstawowy

analiza zapisów w księdze udziałów, porównanie z wyciągiem z KRS, aktem notarialnym, analiza dokumentów potwierdzających wniesienie dopłat do kapitałów, porównanie również z innymi dokumentami zwiększającymi lub zmniejszającymi ich wartość, np. uchwały organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego

udziały w spółkach kapitałowych

zweryfikowanie ich stanu księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów praw majątkowych

fundusze specjalne

weryfikacja zmian ich stanu (zwiększenia, zmniejszenia) w minionym roku w świetle obowiązujących przepisów regulujących wysokość tych funduszy

rezerwy

weryfikacja zmian ich stanu (zwiększenia, zmniejszenia) w minionym roku w świetle obowiązujących przepisów

rozliczenia międzyokresowe przychodów

należy sprawdzić dokumentację źródłową poszczególnych tytułów, która była podstawą do ujęcia ich w księgach rachunkowych; należy sprawdzić także realność tytułów, ich wysokość oraz prawidłowość odpisywania

środki trwałe w budowie z wyjątkiem maszyn i urządzeń wchodzących w ich skład

szczegółowe sprawdzenie zapisów na kontach analitycznych i uzgodnień wysokości nakładów oraz realności z wydziałem merytorycznym

roszczenie z tytułu niedoborów i szkód, rozliczenia nadwyżek i roszczenia sporne

sprawdzenie zasadności ich wykazania i prawidłowości wyceny