Faktura pro forma nie jest dowodem księgowym

Data: 11-05-2017 r.

Faktura pro forma jest dokumentem funkcjonującym oraz  często stosowanym w obrocie gospodarczym,  nie potwierdza ona  dokonania operacji gospodarczej,  jest dokumentem, na podstawie którego dokonana została  zapłata.  Faktura pro forma  potwierdza, że kierownik jednostki budżetowej zezwolił na zaciągnięcie zobowiązania. Po otrzymaniu faktury ewidencjonuje się ją w koszty. Proformę należy podpiąć pod wyciąg bankowy.

Faktura pro forma  nie jest dowodem księgowym,  zgodnie z ustawą o rachunkowości, nie spełnia wymogów do zakwalifikowania go jako dowód księgowy,  nie stanowi  podstawy ujęcia go w księgach rachunkowych jednostki.

Ustawodawca   art. 44 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, określił, że wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w:

- ustawie budżetowej,

- uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego,

Zasady wystawiania faktur pro forma nie zostały uregulowana w żadnych przepisach. Udzielając zaliczki, jednostki budżetowe muszą rozważyć, czy istnieją ku temu podstawy.  Przepisy ustawy  o finansach publicznych  oraz rozporządzenie Ministra finansów nie regulują możliwości udzielania zaliczek przez kierowników jednostek budżetowych. 

Zaliczki mogą być udzielane wyłącznie w zakresie określonym w odrębnych przepisach  § 15 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

W związku z powyższym dokonywanie przez państwową jednostkę budżetową płatności na poczet zakupu towarów lub usług, które mają być dostarczone lub świadczone w przyszłości na podstawie  faktury pro forma,  jest  udzielaniem zaliczki. Z ust. 6 wynika, że nie można udzielać zaliczek w państwowych jednostkach budżetowych, poza wyjątkami, gdy zezwolenie na ich udzielanie wynika konkretnie z innych przepisów.

Samorządowa jednostka budżetowa  może  dokonać zapłaty  na podstawie faktury pro-forma ale nie może dokonać zaliczek na poczet przyszłych usług, jeśli nie są one określone w przepisach.

Zdaniem GKO

Należy zwrócić uwagę na Orzeczenie Głównej Komisji Orzekającej w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych z 29 października 2012 r. sygn. akt BDF1/490/92/92/12/2423.  Dyrektor szkoły dokonał 27 oraz 28 grudnia 2010 r. wydatku, z przekroczeniem zakresu upoważnienia, na podstawie faktur „pro forma”. GKO stwierdziła iż  wydatki te były w swej istocie bezpodstawnym zaliczkowaniem przyszłych dostaw, albowiem umowa nie dopuszczała możliwości dokonywania zaliczek czy przedpłat, a zatem Zamawiający nie posiadał tytułu prawnego do dokonania ww. wydatków, powyższe było sprzeczne z przepisami art. 44 ust. 2 i art. 44 ust. 3 pkt 3 ufp. Umowa na dostawę węgla nie przewidywała możliwości swoistego zaliczkowania dostaw, stąd też Obwiniony zatwierdzając do wypłaty wspomniane faktury doprowadził do dokonania wydatków ze środków.

Barbara Jarosz, główna księgowa jednostki budżetowej

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego w 2016 r.

pobierz

Resort finansów wyjaśnia jak liczyć prewspółczynnik

pobierz

Przetwarzanie danych osobowych w urzędach

pobierz

Zasady udostępniania informacji publicznej. Obowiązki urzędów

pobierz

Polecane artykuły

Array ( [docId] => 40333 )

Array ( [docId] => 40333 )