Ostateczne zamknięcie ksiąg do 30 kwietnia

Uwzględniając przy tym obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego do 31 marca roku następnego, należy uznać, że w okresie od dnia sporządzenia sprawozdania finansowego do dnia ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych istnieje jeszcze możliwość dokonania zmian w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w dokonanych zapisach w księgach rachunkowych. Całkowite (ostateczne) zamknięcie ksiąg rachunkowych stanowi nieodwracalną czynność, która w pełni wyłącza możliwość dokonywania zapisów w księgach rachunkowych minionego okresu.

Ostateczne (całkowite) zamknięcie ksiąg rachunkowych musi zostać poprzedzone wieloma czynnościami. Efektem ich jest doprowadzenie ksiąg rachunkowych, a w szczególności doprowadzenie dokonanych w nich zapisów do spełnienia przez nie warunku:

• rzetelności, czyli odzwierciedlenia stanu rzeczywistego,
• sprawdzalności, czyli możliwości sprawdzenia poprawności dokonanych zapisów (w księgach rachunkowych), stanów oraz działania stosowanych procedur,
• bezbłędności przez poprawne wprowadzenie do nich wszystkich, zakwalifikowanych w danym roku obrachunkowym dowodów księgowych oraz zapewnienie ciągłości zapisów i właściwego działania procedur obliczeniowych.

Rzetelność ksiąg rachunkowych determinuje rzetelność dowodów księgowych, stanowiących podstawę dokonanych zapisów w księgach. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowody księgowe są rzetelne, gdy są zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji, którą dokumentują. Powinny być one ponadto kompletne, a więc muszą zawierać co najmniej dane określone ustawowo, a ponadto być wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Wszelkie korekty dokonywane muszą być zgodnie z wytycznymi ustawy o rachunkowości.

Zachowanie rzetelności ksiąg rachunkowych „wzmacnia” prawidłowa kontrola merytoryczna dowodów księgowych. Kontrola ta ma na celu stwierdzenie, czy  dane znajdujące się na dowodzie księgowym są zgodne z rzeczywistością.

Księgi są prowadzone bezbłędnie wówczas, gdy zawierają kompletne zapisy dotyczące zatwierdzonych do księgowania dokumentów. Wszystkie zapisy powinny być dokonane w sposób niebudzący zastrzeżeń, zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami. Kontrola ciągłości zapisów nie może wykazywać żadnych niezgodności, a stosowane przez jednostkę oprogramowanie powinno działać prawidłowo. Bezbłędność ksiąg rachunkowych zapewni jednostce wypracowanie i stosowanie kontroli wewnętrznej na każdym etapie prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Z kolei księgi rachunkowe uznane zostaną za sprawdzalne, jeżeli umożliwią stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych. Zostanie to osiągnięte w szczególności, gdy:

• udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,
• zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych dokumentów, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
• w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych,
• zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Księgi rachunkowe prowadzone są więc w sposób zapewniający ich sprawdzalność, jeżeli zapisy księgowe uporządkowane są chronologicznie przy zachowaniu niezmienionej klasyfikacji i jednolitej systematyki dla takich samych co do rodzaju operacji gospodarczych. Należy ponadto posiadać dokumentację zapisów pozwalającą zidentyfikować dowody i sposób ich ujęcia w księgach. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera konieczne jest zapewnienie kontroli kompletności zbiorów rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych. Istotne jest także zapewnienie dostępu do zbioru danych pozwalające na uzyskanie jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. Sprawdzalność ksiąg rachunkowych zapewni jednostce również określony sposób oznaczania dowodów źródłowych, który umożliwi powiązanie dowodu z zapisem księgowym.