Ostateczne zamknięcie ksiąg do 30 kwietnia

Data: 15-02-2017 r.

Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki i placówki kontynuującej działalność powinno nastąpić do 30 kwietnia roku następnego, a w jednostkach, których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. 

Uwzględniając przy tym obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego do 31 marca roku następnego, należy uznać, że w okresie od dnia sporządzenia sprawozdania finansowego do dnia ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych istnieje jeszcze możliwość dokonania zmian w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w dokonanych zapisach w księgach rachunkowych. Całkowite (ostateczne) zamknięcie ksiąg rachunkowych stanowi nieodwracalną czynność, która w pełni wyłącza możliwość dokonywania zapisów w księgach rachunkowych minionego okresu.

Zapewnienie poprawności zapisów w księgach

Ostateczne (całkowite) zamknięcie ksiąg rachunkowych musi zostać poprzedzone wieloma czynnościami. Efektem ich jest doprowadzenie ksiąg rachunkowych, a w szczególności doprowadzenie dokonanych w nich zapisów do spełnienia przez nie warunku:

  • rzetelności, czyli odzwierciedlenia stanu rzeczywistego,
  • sprawdzalności, czyli możliwości sprawdzenia poprawności dokonanych zapisów (w księgach rachunkowych), stanów oraz działania stosowanych procedur,
  • bezbłędności przez poprawne wprowadzenie do nich wszystkich, zakwalifikowanych w danym roku obrachunkowym dowodów księgowych oraz zapewnienie ciągłości zapisów i właściwego działania procedur obliczeniowych.

Zachowanie rzetelności ksiąg rachunkowych „wzmacnia” prawidłowa kontrola merytoryczna dowodów księgowych. Kontrola ta ma na celu stwierdzenie, czy  dane znajdujące się na dowodzie księgowym są zgodne z rzeczywistością.

Księgi są prowadzone bezbłędnie wówczas, gdy zawierają kompletne zapisy dotyczące zatwierdzonych do księgowania dokumentów. Wszystkie zapisy powinny być dokonane w sposób niebudzący zastrzeżeń, zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami. Kontrola ciągłości zapisów nie może wykazywać żadnych niezgodności, a stosowane przez jednostkę oprogramowanie powinno działać prawidłowo. Bezbłędność ksiąg rachunkowych zapewni jednostce wypracowanie i stosowanie kontroli wewnętrznej na każdym etapie prowadzenia ksiąg rachunkowych.

  • udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,
  • zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych dokumentów, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
  • w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych,
  • zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Księgi rachunkowe prowadzone są więc w sposób zapewniający ich sprawdzalność, jeżeli zapisy księgowe uporządkowane są chronologicznie przy zachowaniu niezmienionej klasyfikacji i jednolitej systematyki dla takich samych co do rodzaju operacji gospodarczych. Należy ponadto posiadać dokumentację zapisów pozwalającą zidentyfikować dowody i sposób ich ujęcia w księgach. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera konieczne jest zapewnienie kontroli kompletności zbiorów rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych. Istotne jest także zapewnienie dostępu do zbioru danych pozwalające na uzyskanie jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. Sprawdzalność ksiąg rachunkowych zapewni jednostce również określony sposób oznaczania dowodów źródłowych, który umożliwi powiązanie dowodu z zapisem księgowym.

Izabela Świderek, dr nauk ekonomicznych, skarbnik jst

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego w 2016 r.

pobierz

Resort finansów wyjaśnia jak liczyć prewspółczynnik

pobierz

Przetwarzanie danych osobowych w urzędach

pobierz

Zasady udostępniania informacji publicznej. Obowiązki urzędów

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 40038 )
Array ( [docId] => 40038 )

Array ( [docId] => 40038 )