Podstawą wyksięgowania kar umownych i odsetek mogą być noty korygujące

Zgodnie z postanowieniami art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego podlega wprowadzeniu każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym. Podstawą takich zapisów jest dowód księgowy zawierający m.in. opis operacji i jej wartość.

Aby jednostka mogła wyksięgować dotychczas zaksięgowane kary i odsetki, należy więc wystawić dokumenty korygujące – w tym przypadku noty korygujące na kary i osobno na odsetki. Tak wystawione noty korygujące podlegają ujęciu w okresie sprawozdawczym, w którym powstały. Okresem ich zaksięgowania powinien być więc moment, w którym zostały lub zostaną wystawione – bez względu na datę wystawienia dokumentów pierwotnych.

Ewidencja księgowa tak wystawionych dokumentów – przy uwzględnieniu postanowień rozporządzenia ministra finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości jednostek budżetowych – może wyglądać następująco:

• Nota księgowa korygująca – kary naliczone w 2013 i 2014 roku (kwota ujemna)

Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,
Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.

• Nota odsetkowa korygująca (kwota ujemna)

Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,
Ma 750 „Przychody finansowe”.

• PK – wyksięgowanie odpisu aktualizującego w zakresie kar (kwota ujemna)

Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne”,
Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności”.

• PK – wyksięgowanie odpisu aktualizującego w zakresie odsetek (kwota ujemna)

Wn 751 „Koszty finansowe”,
Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności”.