Upewnij się, czy arkusze spisowe mogą być prowadzone elektronicznie

Arkusz spisu z natury może być przygotowany w różny sposób – różną techniką. Ważne jest to, aby spełniał wymogi stawiane dowodom księgowym. Stosowana metoda powinna być w instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej przez kierownika jednostki.

Arkusze spisu z natury jako dowody księgowe powinny spełniać wymogi ustawowe wynikające z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tj. powinny posiadać:

1. nazwę jednostki i pola spisowego,
2. numer arkusza,
3. skład komisji inwentaryzacyjnej, osób odpowiedzialnych materialnie,
4. datę rozpoczęcia i zakończenia spisu,
5. datę, na jaką przypada termin spisu,
6. dane dotyczące spisywanych składników,
7. podsumowanie arkusza,
8. ponumerowanie każdej strony,
9. datę oraz podpisy członków komisji i osób odpowiedzialnych.

Arkusz spisu z natury może stanowić gotowy zakupiony formularz bądź też może być generowany z systemu komputerowego. Dopuszczenie arkusza spisu z natury wygenerowanego z systemu komputerowego uwarunkowane jest tym, aby arkusz taki nie zawierał ilości poszczególnych składników majątkowych. Natomiast może zawierać numery inwentarzowe oraz nazwy składników podlegających inwentaryzacji.

Nie ma też przeszkód, aby arkusze były wyceniane od razu elektronicznie. Jest to możliwe, pod warunkiem że:

1)zapisy uzyskują trwale czytelną postać podczas rejestrowania stanu zapasów stwierdzonego drogą spisu z natury,

2)możliwe jest ustalenie osoby, która wprowadziła zapisy do dokumentów spisowych albo dokonała ich modyfikacji,

3)stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia ustalonych drogą spisu z natury danych oraz kompletności i integralności (nienaruszalności) zapisów,

4)dane źródłowe są odpowiednio chronione; jest zapewniona ich niezmienność przez wymagany okres przechowywania dokumentacji inwentaryzacyjnej.

A zatem jeżeli arkusze spisu z natury wygenerowane przez system komputerowy będą:

a) spełniały wymogi ustawowe oraz

b) nie będą zawierały ilości składników podlegających spisowi, a także

c) technika przeprowadzenia spisu z natury w sposób określony w pytaniu zostanie dopuszczona w instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej przez kierownika jednostki

- wówczas zastosowanie arkuszy spisu z natury w formie wydruku pochodzącego z systemu komputerowego jest dopuszczalne.

Jeśli te same wymogi zostaną wypełnione, nie ma przeszkód, aby wycena też przebiegała z wykorzystaniem technik informatycznych.