Uproszczenia w księgach - ewidencja środków trwałych

Jednostki należące do sektora finansów publicznych przy wprowadzaniu uproszczeń dotyczących ewidencji środków trwałych muszą mieć także na uwadze, że ewidencja ta powinna umożliwiać sprawowanie kontroli nad majątkiem jednostki narażonym w znacznym stopniu na niebezpieczeństwo jego utraty oraz prawidłowe rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych.   

Przykład. Błędne stosowanie uproszczeń przy ewidencji zbiorów bibliotecznych Szkoła, przy której funkcjonuje biblioteka niewpisana do rejestru bibliotek publicznych, wprowadziła uproszczenie polegające na ewidencji zbiorów bibliotecznych tylko ilościowo, tj. bez zapisu wartościowego, na koncie księgowym 014 „Zbiory biblioteczne”. Kontrolujący zakwestionował taki sposób. Uznał, że jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, mogą być umarzane: bez względu na wartość początkową - książki i inne zbiory biblioteczne, środki dydaktyczne służące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w szkołach i placówkach oświatowych, odzież i umundurowanie, meble i dywany oraz inwentarz żywy, pozostałe środki trwałe o wartości nieprzekraczającej 3.500 zł, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania do używania.   Stanowisko kontrolującego kwestionujące przyjęty w jednostce sposób ewidencji jej aktywów rzeczowych w księgach rachunkowych należy uznać za słuszne. Warto dodać, że w sprawozdaniu finansowym (bilansie) wartości pozostałych środków trwałych oraz zbiorów bibliotecznych nie wykazuje się w pozycjach aktywów, ponieważ ich wartość początkowa pomniejszona o odpisy umorzeniowe równa jest zeru. Natomiast dane na temat wielkości umorzenia tych składników majątkowych wykazuje się w informacjach uzupełniających, które są istotne do oceny rzetelności i przejrzystości sytuacji majątkowej oraz finansowej jednostki, z której wynika pogląd na rzeczywistą wartość majątku trwałego jednostki, jego strukturę oraz stopień zużycia.