Sposób korygowania błędów w dowodach księgowych

Data: 30-05-2017 r.

Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem.

Podstawowymi dokumentami korygującymi dowody księgowe obce są:

• faktura korygująca,

• nota korygująca,

• nota księgowa.

Wybór metody korekty uzależniony jest od charakteru wykrytego błędu. Sprostowanie błędu w fakturze VAT może nastąpić wyłącznie na podstawie faktury korygującej lub noty korygującej. Fakturę korygującą zobowiązany jest wystawić sprzedawca towaru bądź usługi w momencie, gdy niezgodność dotyczy:

• udzielonego rabatu po wystawieniu faktury pierwotnej,

• podwyższenia ceny,

• stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie,

• zwrotu towaru lub zwrotu kwoty nienależnej,

• zwrotu zaliczki, przedpłaty, zadatku lub raty podlegających opodatkowaniu.

Nota korygująca ma zastosowanie w przypadku korygowania błędów formalnych, nie jest możliwe skorygowanie notą korygującą błędnego wskazania kompletnych danych nabywcy/sprzedawcy. W przypadkach niedotyczących operacji związanych z rozliczeniem VAT można stosować notę księgową zawierającą niezbędne dane do korekty oraz uzasadnienie.

Najczęściej popełniane błędy w dokumentacji księgowej to:

• nieprawidłowo sporządzony dokument źródłowy (brak daty, nieprawidłowe dane kontrahenta, błędna kwota),

• nieprawidłowa dekretacja operacji gospodarczej,

• niewłaściwe zakwalifikowanie dokumentu do okresu sprawozdawczego.

Do błędów występujących w księdze głównej i księgach pomocniczych należą te, które wynikają najczęściej z niezwrócenia uwagi osoby wprowadzającej dane do systemu finansowo-księgowego w postaci:

• opuszczenia operacji gospodarczych,

• niewłaściwych stron kont,

• zaksięgowania tej samej operacji różnymi kwotami,

• dwukrotnego zapisu tej samej operacji gospodarczej.

Nadmienić należy, że zapewnienie narzędzi kontroli dowodów księgowych jest jednym z warunków należytego wykonania obowiązków z zakresie kontroli zarządczej. Nienależyte wykonanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej skutkuje naruszeniem dyscypliny finansów publicznych w szczególności, gdy niewykrycie lub nieskorygowanie błędu skutkowało będzie uszczupleniem wpływów należnych jednostce bądź dokonaniem wydatku powodującego przekroczenie kwoty ustalonej w planie finansowym bądź niewykonanie w terminie zobowiązania jednostki z uwagi na błąd w dacie dokumentu. 

Jarosław Jurga, specjalista w zakresie rachunkowości

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego w 2016 r.

pobierz

Resort finansów wyjaśnia jak liczyć prewspółczynnik

pobierz

Przetwarzanie danych osobowych w urzędach

pobierz

Zasady udostępniania informacji publicznej. Obowiązki urzędów

pobierz

Polecane artykuły

Array ( [docId] => 40427 )
Array ( [docId] => 40427 )

Array ( [docId] => 40427 )