Wydrukowane polecenie księgowania też jest dowodem księgowym

Data: 22-07-2013 r.

Instytucje publiczne dla udokumentowania operacji wewnętrznych mogą stosować dokumenty księgowe w postaci uzupełnionych wydruków (np. polecenie księgowania). Ważne jest jednak dokumenty te zawierały wszystkie elementy przewidziane przepisami dla dowodów księgowych.

Podstawą zapisów w księgach są dowody tzw. dowody źródłowe. Można je podzielić na:

  1. zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
  2. zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;
  3. wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Przykładem dokumentu wewnętrznego jest m.in. polecenie księgowania. Przepisy nie wskazują, że musi być on sporządzany odręcznie. Powinien natomiast posiadać wszystkie elementy, które są niezbędne do uznania go za dowód księgowy (art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Dowodem wewnętrznym może być także wydruk komputerowy, o ile jeśli posiada wszystkie cechy dowodu księgowego.

Regulacje ustawy o rachunkowości wskazują, że dowód księgowy (a więc i wewnętrzny) powinien zawierać co najmniej:

  1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
  2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
  3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
  4. datę operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę jego sporządzenia;
  5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
  6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jeżeli zabraknie któregoś z elementów, kontrolujący może zakwestionować poprawność dowodu. Istotą zarzutu nie powinna być jednak tu forma, lecz sama treść dokumentu.

Aby uniknąć pisemnego sporządzania polecenia księgowania wystarczy, że jednostka uzupełni brakujące dane ręcznie. Warto też pomyśleć nad dostosowaniem oprogramowania do zmian wymogów stawianych przez ustawodawcę.

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego w 2016 r.

pobierz

Resort finansów wyjaśnia jak liczyć prewspółczynnik

pobierz

Przetwarzanie danych osobowych w urzędach

pobierz

Zasady udostępniania informacji publicznej. Obowiązki urzędów

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 31978 )
Array ( [docId] => 31978 )

Array ( [docId] => 31978 )