Wydrukowane polecenie księgowania też jest dowodem księgowym

Podstawą zapisów w księgach są dowody tzw. dowody źródłowe. Można je podzielić na:

1. zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
2. zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;
3. wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Przykładem dokumentu wewnętrznego jest m.in. polecenie księgowania. Przepisy nie wskazują, że musi być on sporządzany odręcznie. Powinien natomiast posiadać wszystkie elementy, które są niezbędne do uznania go za dowód księgowy (art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Regulacje ustawy o rachunkowości wskazują, że dowód księgowy (a więc i wewnętrzny) powinien zawierać co najmniej:

Jeżeli zabraknie któregoś z elementów, kontrolujący może zakwestionować poprawność dowodu. Istotą zarzutu nie powinna być jednak tu forma, lecz sama treść dokumentu.

Aby uniknąć pisemnego sporządzania polecenia księgowania wystarczy, że jednostka uzupełni brakujące dane ręcznie. Warto też pomyśleć nad dostosowaniem oprogramowania do zmian wymogów stawianych przez ustawodawcę.