Także zaliczkę na wynagrodzenie trzeba oskładkować i opodatkować

Data: 20-09-2013 r.

Zaliczka na poczet wynagrodzenia stanowi wypłatę należności, jaką jest wynagrodzenie. Zatem pomniejszenie późniejszych wypłat o część już pobraną nie stanowi potrącenia z pensji. Aby tak mogła zostać potraktowana, pracodawca musi udowodnić, że posiada pisemny wniosek pracownika o taką właśnie zaliczkę.

Wypłacenie zaliczki na poczet wynagrodzenia powinno zostać odpowiednio udokumentowane. Przede wszystkim zatem należy zażądać wniosku o taką wypłatę od pracownika. Wniosek ten powinien zostać zaakceptowany przez pracodawcę lub inną osobę upoważnioną do takiej czynności.

Zgoda pracodawcy bądź innego upoważnionego pracownika jest konieczna, bowiem zaliczka będzie stanowiła w istocie część wynagrodzenia wypłaconą wcześniej, przed ustalonym w zakładzie pracy terminem wypłaty. W przypadku gdy pracodawca wypłaca zaliczkowo wynagrodzenie wszystkim pracownikom (np. przed świętami), również powinien to poprzeć dokumentem, np. zarządzeniem czy pisemną decyzją w tej sprawie.

Z wniosku o zaliczkę powinno jednoznacznie wynikać, że chodzi o zaliczkę na poczet wynagrodzenia. Ma to bowiem istotne znaczenie dla obowiązków składkowo-podatkowych. Ponadto we wniosku o zaliczkę powinno zostać jasno wskazane, czy chodzi o kwotę brutto, czy kwotę netto. Pracownicy bowiem często dogadują się z szefem odnośnie do wcześniejszej wypłaty pewnej kwoty na poczet wynagrodzenia, mając na myśli wartość netto.

Wzór wniosku o wypłatę zaliczki

Koszalin, 20 września 2013 r.

Jan Kowalski

Dział Sprzedaży

ABCD sp. z o.o.

Wniosek o wypłatę zaliczki na poczet wynagrodzenia

Ja, niżej podpisany, Jan Kowalski wnoszę o wypłacenie zaliczki na poczet wynagrodzenia za miesiąc …….. w kwocie …….. zł (słownie złotych: …………..) netto/brutto (niepotrzebne skreślić).

Oświadczam, że w razie rozwiązania stosunku pracy przed terminem wypłaty wynagrodzenia i stwierdzenia, że należności ze stosunku pracy są niższe niż udzielona zaliczka, zobowiązuję się do zwrotu pobranej zaliczki w części przekraczającej należności ze stosunku pracy.

…………………………….

(data i podpis pracownika)

Wyrażam zgodę na wypłacenie ww. zaliczki na poczet wynagrodzenia w kwocie …………… brutto/netto.

...………………………………………….

(podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej)

Zaliczka na poczet wynagrodzenia jest przychodem ze stosunku pracy, stanowi bowiem część należności, jaką jest wynagrodzenie ze stosunku pracy. Zatem od takiej przedpłaty trzeba potrącić składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i zaliczkę na podatek dochodowy w tym miesiącu, w którym wypłata ta została dokonana.

Przychód u pracownika powstaje bowiem w chwili jego wypłaty do rąk pracownika lub pozostawienia w jego dyspozycji w inny sposób (np. poprzez przekazanie kwoty na rachunek bankowy pracownika). Z poradnika Płace w firmie dowiesz się, jak ubruttowić do celów składkowo-podatkowych otrzymaną przez pracownika kwotę netto.

Podstawa prawna:

art. 87 i 87¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.),
art. 11 ust. 1 ustawyz 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Jarosława Warszawska, Mericon Kadry Płace Doradztwo

Zobacz także:

Tagi: wzory dokumentów, zaliczka na podatek, ubezpieczenia społeczne