Błędy w rozliczeniach z ZUS oznaczają konieczność korygowania dokumentów

Prowadzący pozarolniczą działalność oraz inne podmioty zatrudniające osoby fizyczne podlegające ubezpieczeniom społecznym i/lub ubezpieczeniu zdrowotnemu np. na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia mają obowiązek:

• zgłoszenia do ZUS siebie (jako płatnika składek) oraz zatrudnianych osób podlegających ubezpieczeniom,
• obliczania i opłacania składek oraz comiesięcznego przekazywania do ZUS dokumentów rozliczeniowych tj. deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych.

Najczęstsze błędy występujące w dokumentach przekazywanych do ZUS to:

1. podawanie w dokumentach rozliczeniowych danych identyfikacyjnych (głównie NIP, PESEL, REGON) niezgodnych z danymi w dokumentach zgłoszeniowych,
2. stosowanie nieprawidłowych kodów tytułu ubezpieczenia, świadczeń i przerw w opłacaniu składek,
3. przekazywanie dwóch raportów imiennych (np. ZUS RZA, ZUS RCA) dla tego samego ubezpieczonego w jednym komplecie dokumentów rozliczeniowych, zamiast jednego (ZUS RCA),
4. brak podpisów na dokumentach,
5. nieprawidłowe kwoty podstawy wymiaru składek i wysokości składek,
6. nieterminowe zgłoszenie płatnika i ubezpieczonych, np. dopiero po dniu wypłaty wynagrodzeń i potrąceniu składek finansowanych przez ubezpieczonych,
7. wpłaty składek na nieprawidłowe konta bankowe, np. wpłata składki zdrowotnej na konto przeznaczone dla składek na ubezpieczenie społeczne.

Poważnym i częstym błędem jest nieskładanie comiesięcznych zerowych deklaracji i raportów imiennych, np. gdy w danym miesiącu osobom ubezpieczonym nie wypłacono żadnych wynagrodzeń. Zdarza się tak najczęściej, gdy zawierana jest umowa zlecenia na kilka miesięcy, która przewiduje wypłatę wynagrodzenia dopiero po jej zakończeniu. Podobna sytuacja występuje, gdy firma zatrudnia pracownika w danym miesiącu, a wynagrodzenie za ten miesiąc wypłacane jest tej osobie w następnym miesiącu. W tym przypadku dotyczy to przede wszystkim pierwszego miesiąca zatrudnienia.