Obniżając koszty delegacji poprzez wprowadzenie do przepisów wewnątrzzakładowych (najczęściej – do regulaminu wynagradzania) odpowiednich zapisów należy pamiętać o dwóch podstawowych zasadach:
- postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej,
- pracodawca powinien pokryć wszystkie niezbędne koszty poniesione przez pracownika w związku z wyjazdem służbowym.
Przykład: pracodawca Y spółka z o.o. zamierza obniżyć kwoty ryczałtów na jazdy lokalne (chce je ukształtować na poziomie niższym niż wynikające z powszechnych przepisów). Jednak kwoty wynikające z rozporządzenia delegacyjnego są tak małe w wielu przypadkach wręcz nie wystarczają na pokrycie kosztów tych przejazdów. Przykładowo ryczałt na jazdy lokalne w delegacji krajowej wynosi 6 zł, tymczasem w wielu miastach jednorazowy bilet na przejazd komunikacja miejską przekracza 3 zł a więc przejazd w dwie strony nie mieści się zatem kwocie ryczałtu. W związku z tym pomysł pracodawcy (dalsze obniżanie ryczałtów) poprzez wprowadzenie odpowiednich zapisów wewnątrzfirmowych jest ryzykowny.
Pomimo ogólnej tendencji do oszczędzania, niekiedy pracodawcy prywatni decydują się wprowadzić korzystniejsze regulacje, np. wyższą kwotę diety. O ile jednak wprowadzenie korzystniejszych niż obowiązujące w „budżetówce”, postanowień w zakresie świadczeń z tytułu delegacji (np. wyższej kwoty diety) do regulaminu jest stosunkowo proste (jeśli w firmie nie działają związki zawodowe nie trzeba uzgadniać treści regulaminu z przedstawicielami pracowników), o tyle rezygnacja z takich zapisów jest już znacznie utrudniona. Będzie to bowiem skutkowało pogorszeniem sytuacji pracownika, a co za tym idzie koniecznością:
- zastosowania wypowiedzeń warunków pracy i płaty lub
- zawarcia porozumień zmieniających.
Rozwiązaniem pośrednim może być wprowadzenie wprawdzie regulacji korzystniejszych dla pracowników, ale obowiązujących „czasowo”, np. tylko w ustalonym okresie w trakcie roku kalendarzowego.
Przykład: firma X zajmuje się działalnością ściśle związaną z letnim sezonem wypoczynkowym nad morzem, co powiązane jest ze znacznym wzrostem natężenia w tym okresie wyjazdów służbowych na terenie kraju. Pracodawca zamierza wprowadzić wyższe diety z tytułu krajowych podróży służbowych, ale chciałby, aby obowiązywały one tylko w okresie letnim. Do regulaminu wynagradzania może więc wprowadzić następujący zapis:
㤠1
- W okresie od 1 maja do 30 września każdego roku kalendarzowego dieta za dobę podroży służbowej na terenie kraju wynosi 60 zł.
- W pozostałych miesiącach roku kalendarzowego do ustalania wysokości
diety za dobę podróży służbowej na terenie kraju stosuje się odpowiednio
przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29
stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z
tytułu podróży służbowej”.
Podstawa prawna:
- rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia
2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
(Dz.U. z 2013 r. poz. 167);
- art. 775 § 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).
Marek Rotkiewicz, prawnik, wykładowca na szkoleniach dotyczących m.in. tematyki podróży służbowych
Zobacz także:
