Firmy prywatne mogą (z pewnymi ograniczeniami) wprowadzić własne regulacje dotyczące rozliczania podróży służbowych np. w regulaminie wynagradzania. Dzięki temu można nie tylko ograniczyć koszty delegacji, ale też doprecyzować niektóre kwestie związane z ich rozliczaniem. Natomiast pracodawcy ze sfery budżetowej mogą w przepisach wewnętrznych pewne kwestie wyjaśnić, co ułatwi im współpracę.
Pracodawca należący do sfery budżetowej bezpośrednio stosuje przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Nie ma on bowiem możliwości wprowadzenia odstępstw od wskazanych przepisów, i to:
- zarówno na niekorzyść pracowników (byłoby to pogorszenie sytuacji pracowników w stosunku do tego, co przewidują przepisy prawa pracy), jak i
- na ich korzyść (stanowiłoby to naruszenie dyscypliny finansów publicznych poprzez wypłacanie wyższych należności od tych przysługujących zgodnie z przepisami rozporządzenia delegacyjnego).
Całkowicie inna jest sytuacja pracodawcy spoza sfery budżetowej. Określa on warunki wypłacania pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej w:
- układzie zbiorowym pracy lub
- regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę (jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania).
Dopiero gdy takich regulacji wewnętrznych u pracodawcy prywatnego nie wprowadzono, obowiązują go przepisy rozporządzenia delegacyjnego.
Jeśli pracodawca prywatny chce indywidualnie uregulować kwestię rozliczania w jego zakładzie podróży służbowych, powinien wprowadzić odpowiednie zapisy np. w regulaminie wynagradzania.
Zbędne jest tworzenie całościowej regulacji wewnątrzzakładowej dotyczącej świadczeń z tytułu podróży służbowych. Nie ma bowiem sensu ani powielanie poszczególnych przepisów rozporządzenia ani też tworzenie regulacji znaczeniowo tożsamych z tymi, które zostały w nim wprowadzone. Warto skupić się jedynie na pewnych szczegółach – tych, które:
- powodują trudności w zakresie rozliczania podróży służbowych oraz
- pracodawca prywatny chce uregulować odmiennie w stosunku do zasad określonych w rozporządzeniu delegacyjnym (patrz: wzór regulaminu).
Przykład: pracodawca X nie ma potrzeby dookreślania w obowiązującym u niego regulaminie wynagradzania sposobu rozliczania kosztów przejazdu w delegacji, gdyż będzie on najprawdopodobniej taki sam albo bardzo zbliżony do tego, który przewiduje rozporządzenia delegacyjne. Nie można przy tym wprowadzić zapisu ograniczającego zwrot świadczeń związanych z przejazdami poniżej kosztów poniesionych przez pracownika.
Przykład: pracodawca Y zamierza obniżyć kwoty ryczałtów na jazdy lokalne (chce je ukształtować na poziomie niższym niż wynikające z powszechnych przepisów). Jednak kwoty wynikające z rozporządzenia delegacyjnego są tak małe w wielu przypadkach wręcz nie wystarczają na pokrycie kosztów tych przejazdów. Przykładowo ryczałt na jazdy lokalne w delegacji krajowej wynosi 6 zł, tymczasem w wielu miastach jednorazowy bilet na przejazd komunikacja miejską przekracza 3 zł – przejazd w dwie strony kosztowo nie mieści się zatem kwocie ryczałtu.
W związku z tym pomysł pracodawcy (dalsze obniżanie ryczałtów) poprzez wprowadzenie odpowiednich zapisów wewnątrzfirmowych jest ryzykownym posunięciem.
Podstawa prawna: rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia
2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
(Dz.U. z 2013 r. poz. 167).
Marek Rotkiewicz, prawnik, wykładowca na szkoleniach dotyczących m.in. tematyki podróży służbowych
Zobacz także:
