Odnosząc się do zasady, zgodnie z którą za pełną dobę pobytu należy się pełna dieta – w przedstawionym przykładzie nie możemy przyjąć, że za rzeczywistą dobę podróży służbowej naliczymy prawie dwie diety (przykład poniżej).
Przykład: w trakcie jednej doby pracownik był przez:
- 3 godziny na terenie Niemiec,
- 12,5 godziny na terenie Czech i
- 8,5 godzin na terenie Słowacji.
Wszystkie te trzy państwa zostały w poleceniu wyjazdu służbowego określone jako docelowe. W każdym z tych państw mamy inną wysokość diety.
Dietę oblicza się w następujący sposób:
1) za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) za niepełną dobę podróży:
a) do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Zgodnie z powyższym musielibyśmy wypłacić:
- 1/3 diety za pobyt na terenie Niemiec,
- pełną dietę za pobyt na terenie Czech,
- 1/2 diety za pobyt na terenie Słowacji.
Innymi słowy z jednej doby „czasowej” robią nam się prawie dwie doby „finansowe”.
W przepisach nie wyjaśniono jednak, którą kwotę diety przyjąć w takiej sytuacji. Dlatego dobrze byłoby do tej kwestii odnieść się w przepisach wewnętrznych i wskazać, że w takich sytuacjach pracodawca przyjmuje jakąś jednolitą zasadę. Może być to np. odniesienie do stawki diety dla tego z krajów, w którym pracownik w trakcie doby spędził najwięcej czasu. Zawsze jednak może być to kwestionowane. Przy działaniu na korzyść pracownika (do podstaw rozliczenia przyjęcie diety najwyższej) może powstać problem w zakresie podatkowo-ubezpieczeniowym, a w przypadku pracodawców ze sfery budżetowej – dodatkowo zarzut naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Z kolei najniższa dieta jako podstawa wyliczeń może być uznana za pogorszenie sytuacji pracownika w stosunku do tego co wynika z obowiązujących przepisów.
Opisane wyżej problemy znikają, gdy pracodawca ze sfery pozabudżetowej – wykorzystując możliwość wprowadzenia uregulowań w zakresie diet odmiennych od narzuconych w przepisach – zrówna kwoty diet dla wszystkich państw (np. pracodawca, będący spółką z o.o. może ustalić kwotę diety za dobę podróży służbowej poza granicami kraju na stałym poziomie, jako równowartość w PLN kwoty 30,00 euro niezależnie od kraju docelowego podróży). Musi jedynie zachować wspomnianą już zasadę, że dieta za dobę podróży (zarówno krajowa, jak i zagraniczna) nie może być niższa niż aktualna kwota diety za delegację krajową wskazana we wspomnianym rozporządzeniu delegacyjnym. Pracodawca dzięki temu rozwiązuje dwa istotne problemy:
- obniża koszty wynikające z delegacji,
- ułatwia rozliczenia zagranicznych wyjazdów służbowych swoich pracowników przy wszelakich delegacjach „łączonych”.
Podstawa prawna: rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia
2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
(Dz.U. z 2013 r. poz. 167).
Marek Rotkiewicz, prawnik, wykładowca na szkoleniach dotyczących m.in. tematyki podróży służbowych
Zobacz także:
