W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej 600 zł. Jeżeli taka sytuacja ma miejsce, np. pracownik nocuje za zgodą pracodawcy w droższym hotelu, gdyż w innych nie ma wolnych miejsc, to kwota przewyższająca 600 zł za nocleg też jest wolna od składek.
Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy 21.00 a 7.00). W takiej sytuacji nie opłaca się składek od kwoty odpowiadającej ryczałtowi (45 zł) za każdy nocleg.
W przypadku podróży zagranicznych nie podlega oskładkowaniu zwrot kosztów noclegów odpowiadający:
- wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach (wynikającego z załącznika do rozporządzenia delegacyjnego),
- ryczałtowi w wysokości 25 proc. powyższego limitu – jeśli pracownik nie przedstawił rachunku,
- wysokości stwierdzonej rachunkiem, jeśli pracodawca (w uzasadnionych przypadkach) wyraził zgodę na zwrot kosztów za nocleg w kwocie przekraczającej limit.
W przypadku sfinansowania kosztów noclegu bezpośrednio przez pracodawcę na podstawie faktury wydatek ten nie stanowi dla pracownika pochodu podlegającego oskładkowaniu. Składek nie opłaca się również od innych niż wyżej wymienione udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Chodzi m.in. o opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe.
