Mandaty i odsetki ustawowe za opóźnianie wypłaty wynagrodzeń 

W przypadku niepłacenia wynagrodzenia pracownikowi w terminie (np. wypłaceniu za miesiąc lub później), pracodawca jest zobowiązany naliczyć i zapłacić należności na rzecz urzędu skarbowego i ZUS od wszystkich faktycznie wypłaconych wówczas świadczeń.

W przypadku opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia o kilka dni mieszczących się w ramach jednego miesiąca nie pojawią się komplikacje natury podatkowej. Jeżeli natomiast wypłata zaległego wynagrodzenia w całości lub w części nastąpi w kolejnym miesiącu, to pracodawca do opóźnionej wypłaty musi stosować zasady rozliczania obowiązujące w miesiącu wypłaty oraz musi pamiętać o zastosowaniu jednej ulgi podatkowej (na podstawie złożonego PIT-2) i pojedynczych kosztów uzyskania przychodu do wszystkich wypłat w danym miesiącu (zaległych i bieżących). Jeżeli w danym miesiącu ulga podatkowa nie została zastosowana z powodu braku wypłaty, to w kolejnym miesiącu nie można jej odliczać dwukrotnie.

W przypadku braku wypłaty wynagrodzenia w jakimkolwiek miesiącu może się zdarzyć, że pracodawca w roku kalendarzowym zastosuje tylko 11 (lub mniej, jeżeli było więcej miesięcy bez wypłaty) ulg podatkowych (na podstawie złożonego PIT-2) i kosztów uzyskania przychodów pracownikowi. W rocznej informacji PIT-11 pracodawca uwzględni tylko tyle kosztów uzyskania przychodu, ile rzeczywiście odliczył. Ograniczenie to nie dotyczy pracownika. Może on odliczyć w swoim zeznaniu rocznym 12 kosztów uzyskania przychodów, jeżeli świadczył pracę przez cały rok i jeżeli brak wypłaty nastąpił z przyczyn leżących po stronie zakładu pracy.

Przy rozliczaniu z ZUS wszelkie rozliczenia dokonywane są na podstawie otrzymanego w danym miesiącu przychodu przez pracownika. Zaległości stanowią więc podstawę rozliczania w miesiącu wypłaty wraz z bieżącymi wypłatami.

W przypadku braku jakichkolwiek wypłat wynagrodzeń w danym miesiącu pracodawca jest zobowiązany do sporządzenia zerowych deklaracji rozliczeniowych i przekazania ich do ZUS. Najlepiej wówczas wraz z deklaracjami załączyć pismo z wyjaśnieniem powodów przesłania takich zerowych deklaracji. Po spóźnionej wypłacie wynagrodzenia pracodawca nie musi dokonywać korekty wcześniej złożonych dokumentów do ZUS.

Odsetki na rzecz Skarbu Państwa pracodawca musiałby uiścić, gdyby zapłacił wynagrodzenie pracownikowi, naliczył składki i podatek, ale nie dokonał płatności na poczet ZUS i urzędu skarbowego.

Pracownik ma prawo do odsetek za nieterminową wypłatę wynagrodzenia nawet wówczas, gdy nie poniósł żadnej szkody i gdy opóźnienie było następstwem okoliczności, za które pracodawca nie ponosi odpowiedzialności. Pracodawca nie ma natomiast obowiązku naliczać i wypłacać odsetek pracownikowi za opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia. Chyba że stanowią o tym przepisy wewnętrzne pracodawcy, np. zakładowy układ zbiorowy pracy.

Jeśli pracownik poniósł szkodę w związku z nieterminową zapłatą wynagrodzenia, może żądać od pracodawcy na drodze sądowej odszkodowania na zasadach ogólnych, na podstawie art. 300 Kodeksu pracy w związku z art. 471 Kodeksu cywilnego. Jednak w takim przypadku musi udowodnić powstałą szkodę, określić jej wysokość oraz związek przyczynowy pomiędzy tą szkodą a nieterminowym wypłacaniem wynagrodzenia. Pracodawca będzie mógł uniknąć wypłaty odszkodowania, jeżeli wykaże, iż niewypłacanie wynagrodzenia w terminie było następstwem okoliczności, za które nie ponosi on odpowiedzialności.