Wygląd ewidencji czasu pracy oraz sposób oznaczania w niej informacji jest dowolny. Musi jednak ona zawierać wszystkie informacje niezbędne do odzwierciedlenia (i prawidłowego rozliczenia) rzeczywistego czasu pracy.
Dlatego np. zaleca się inaczej oznaczyć wyjście prywatne z pracy, które ma być odpracowywane, a inaczej to, za które będzie potrącone wynagrodzenie. Uwaga: ewidencja czasu pracy może zawierać dowolne skróty lub symbole, pod warunkiem dodania legendy, która będzie je objaśniała.
Ewidencjonowanie wyjść prywatnych i ich odpracowania
Przykład: Pracownik złożył wniosek o wyjście prywatne na 4 godziny 13 stycznia i 4 godziny 14 stycznia. Spośród tych 8 godzin nieobecności poprosił o odpracowanie 4 godzin (w dniach 28 i 29 stycznia), a jeśli chodzi o pozostałe 4 godziny wyraził zgodę na potrącenie za nie wynagrodzenia. Zamiast prosić o wyjście prywatne 14 stycznia pracownik mógłby wnioskować o odbiór w tym czasie godzin wolnych za 4 nadgodziny dobowe wypracowane 8 i 9 stycznia. Jednak wolał za te nadgodziny pobrać wynagrodzenie z dodatkiem 50%, a 14 stycznia prosić o obniżenie pensji. Pracodawca się na to zgodził.