Zwrot kosztów związanych z odwołaniem z urlopu

Pracownik we wniosku złożonym w zatrudniającej go spółce z o.o. powinien dokładnie przedstawić wszystkie okoliczności dotyczące – przykładowo – wyjazdu na wycieczkę czy do sanatorium, jak również odwołania z niego. Ponadto we wniosku należy szczegółowo określić wysokości kosztów, które zostały poniesione. W praktyce może to być – przykładowo – koszt pobytu w konkretnym pensjonacie czy domu wypoczynkowym za okres od dnia odwołania z urlopu do dnia ustalonego wcześniej zakończenia urlopu.

Pracownik musi udokumentować wysokość wydatków poniesionych na wypoczynek, z którego nie skorzystał. To na nim spoczywa bowiem odpowiedzialność za udokumentowanie wysokości kosztów. Dowodami mogą być faktury, dowody wpłaty, rachunki lub też bilety dokumentujące poniesione koszty.

W niektórych przypadkach warto, żeby odwołany z urlopu pracownik uzyskał również oświadczenie od organizatora wycieczki lub wypoczynku, że wpłacona kwota nie podlega zwrotowi w razie przerwania uczestnictwa w imprezie lub wycofania się uczestnika po danym terminie. Tego rodzaju oświadczenia pracownik powinien przedstawić kierownictwu zatrudniającej go spółki z o.o. razem z wnioskiem o zwrot kosztów.

Spółka z o.o. będąca pracodawcą ma obowiązek pokryć jedynie te koszty poniesione przez jej pracownika, które mają bezpośredni związek z odwołaniem go z urlopu. Do takich można zaliczyć opłaty za okresniewykorzystanego pobytu w sanatorium, pensjonacie, hotelu czy kwaterze prywatnej. Poniesione wydatki mogą obejmować nie tylko noclegi, ale i wyżywienie, zabiegi lecznicze, wycieczki przewidziane programem pobytu na wczasach.

Czasami powstają wątpliwości, czy zwrotowi podlegają tylko wydatki dotyczące samego pracownika, czy również członków jego rodziny, z którymi – przykładowo – wyjechał na zorganizowany wypoczynek. Otóż wszystko zależy od konkretnej sytuacji. Może się zdarzyć, że członkowie rodziny pracownika muszą z nim wrócić.Jeżeli spędzał urlop z dziećmi, które nie mogły pozostać dalej w miejscowości wypoczynkowej bez opieki, to wtedy koszt związany z przerwaniem ich wakacji i powrotem do domu razem z rodzicem może zostać doliczony do kosztu powrotu pracownika.

Czasem pracownik wyjeżdża z innymi osobami, które jednak same pokrywają koszty swojego pobytu na urlopie. W takiej sytuacji spółka nie musi zwracać wydatków takich osób nawet wtedy, gdy razem z odwołanym z urlopu pracownikiem przerwały swój pobyt i poniosły w związku z tym określoną stratę finansową.

Zdarza się, że planując urlop, pracownik poczynił pewne zakupy związane z wyjazdem wakacyjnym. Przykładowo – w zależności od rodzaju planowanych wakacji mógł nabyć sprzęt pływający, namioty, buty do wspinaczki górskiej itp. Jednak zwrotu takich kosztów nie może się domagać od spółki z o.o. będącej jego pracodawcą.

W przypadku odwołania z urlopu i konieczności zrekompensowania przez spółkę z o.o. poniesionych przez pracownika kosztów pojawia się również kwestia ewentualnych terminów. Konkretnie chodzi o to, w jakim czasie pracownik powinien wystąpić o zwrot przez pracodawcę kosztów poniesionych w związku z odwołaniem z urlopu. Otóż przepisy Kodeksu pracy nie przewidują żadnego konkretnego terminu, w którym pracownik powinien zwrócić się o zwrot kosztów. W praktyce zgromadzenie dokumentów świadczących o poniesionych wydatkach może niekiedy zająć sporo czasu. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy konieczne jest uzyskanie konkretnych potwierdzeń wydatków z zagranicy, jeżeli pracownik spędzał urlop w innym kraju. Warto jednak pamiętać, że roszczenia pracownika ze stosunku pracy przedawniają się po upływie trzech lat od momentu, kiedy stały się wymagalne.

Powstaje też kolejna kwestia, a mianowicie, w jakim okresie spółka z o.o. – czyli pracodawca – musi dokonać zwrotu pieniędzy odwołanemu z urlopu pracownikowi, który wystąpił z udokumentowanym wnioskiem. Możliwe jest w takiej sytuacji zastosowanie ogólnych reguł przewidzianych w prawie cywilnym. Przewidują spełnienie świadczenia, którego termin nie został w umowie określony, niezwłocznie po wezwaniu dłużnika. Za takie wezwanie można uznać przedstawienie przez pracownika udokumentowanego wniosku dotyczącego zwrotu poniesionych kosztów w związku z odwołaniem go przez spółkę z urlopu. Wydaje się, że zasada „niezwłocznie po wezwaniu” będzie spełniona, gdy spółka z o.o. dokona zwrotu wydatków związanych z odwołaniem z wypoczynku razem z najbliższą wypłatą miesięcznego wynagrodzenia za pracę.