Kiedy potrzebna jest klauzula zgody na przetwarzanie danych osobowych

Aby udzielić urlopu okolicznościowego, pracodawca może zażądać okazania dokumentów w celu uwiarygodnienia okoliczności, na którą powołuje się pracownik. Pracodawca nie może jednak zatrzymać oryginałów tych dokumentów.

Katalog danych osobowych, jakich pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz od pracownika, wymienia art. 22¹ kp. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą, a pracodawca ma prawo żądać udokumentowania podanych danych osobowych.

Pracodawca może żądać od kandydata do pracy złożenia kwestionariusza osobowego. Wypełniając kwestionariusz, kandydat na pracownika nie musi składać dodatkowego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, które podaje w kwestionariuszu. Zgoda ta jest zbędna, gdyż przetwarzanie danych osobowych przez pracodawcę odbywa się na podstawie art. 22¹ kp.

Zgodnie zaś z art. 6 ust. 1 c RODO przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Zgoda będzie natomiast wymagana, jeżeli chcemy uzyskać od kandydata dodatkowe dane, które wykraczają poza zakres informacji dopuszczony przez obowiązujące przepisy prawa. Sytuacja wygląda tak samo w przypadku formularza ubezpieczeniowego. Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynikać będzie z odrębnych przepisów lub gdy będzie to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa.

To, czy dane do ubezpieczenia będą danymi szczególnie chronionymi, będzie zależeć od rodzaju tych danych (dane wrażliwe wskazuje art. 9 ust. 1 RODO, przy czym zaliczają się do nich m.in. informacje o stanie zdrowia).

Do wniosku o urlop okolicznościowy pracownik powinien załączyć dowód, na którym opiera swój wniosek. Pracodawca może z kolei żądać okazania dokumentów w celu uwiarygodnienia okoliczności, na którą powołuje się pracownik. Pracodawca nie ma jednak prawa zatrzymać oryginałów tych dokumentów, może natomiast sporządzić notatkę służbową potwierdzającą ich okazanie.