Nie trzeba poświadczać kopii dokumentów za zgodność z oryginałem

Autor: Katarzyna Tryniszewska
Data: 07-01-2016 r.

Kopie dokumentów znajdujących się w aktach osobowych mogą, ale nie muszą, być potwierdzone za zgodność z oryginałem. Czynności poświadczenia mogą dokonywać pracownicy biurowi zajmujący się aktami osobowymi.

Przepisy prawa pracy nie wymagają od pracodawcy poświadczenia za zgodność z oryginałem dokumentów składanych przez pracownika w kopiach. Pracodawca może oczywiście takiego poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonać. Konieczne jest jednak, aby poświadczając za zgodność z oryginałem przedstawioną kopię, pracodawca otrzymał również do wglądu oryginał dokumentu pracownika – tak, aby mógł zweryfikować, czy kopia odpowiada treści oryginału. Wtedy tylko poświadczanie za zgodność ma sens. W przeciwnym wypadku – nie widząc oryginału – pracodawca nie powinien dokonywać poświadczenia za zgodność, nie wie bowiem, jak wygląda oryginał. Oczywiście przepisy nie różnicują ważności np. świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy poświadczonych za zgodność i nieposiadających takiego poświadczenia. Oznacza to, że do stażu pracy pracownika należy wliczyć wszystkie okresy, za które pracownik przedstawia świadectwa pracy. Jeśli pracodawca ma wątpliwości co do prawdziwości treści kopii np. świadectwa, powinien poprosić pracownika o wgląd do oryginału świadectwa.

Poświadczania za zgodność może dokonywać pracownik biurowy

Poświadczanie za zgodność jest czynnością techniczną, a nie oświadczeniem woli pracodawcy. A zatem poświadczenia za zgodność może dokonywać również osoba upoważniona do dokonywania za pracodawcę czynności z zakresu prawa pracy, np. kierownik działu kadr. Jednak w związku z tym, że poświadczanie za zgodność z oryginałem ma charakter techniczny, takich czynności mogą też dokonywać pracownicy zajmujący się aktami osobowymi w firmie. Takie obowiązki, np. dla pracownika biurowego, mogą wynikać z zakresu obowiązków. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej może też polecać pracodawca.

Konieczne jest upoważnienie do przetwarzania danych osobowych

Należy jednak pamiętać, że akta osobowe zawierają dane osobowe pracowników podlegające prawnej ochronie. Muszą być więc zachowane zasady ochrony tych danych osobowych. Pracodawca jako administrator danych ma obowiązek zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym. A zatem osoba (np. pracownik biurowy) mająca dostęp do danych osobowych pracowników znajdujących się w aktach osobowych musi zostać pisemnie upoważniona do ich przetwarzania przez administratora danych osobowych (pracodawcę). W imiennym upoważnieniu należy wskazać zakres dostępu do danych osobowych. Upoważnione osoby są obowiązane zachować w tajemnicy dane osobowe, do których miały dostęp.

Katarzyna Tryniszewska, prawnik, specjalista prawa pracy

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

30 najciekawszych pytań z prawa pracy

pobierz

Różnicowanie wynagrodzeń na takich samym stanowiskach

pobierz

Dokumentacja pracownicza

pobierz

Pracownik może krytykować decyzje szefa, ale nie jego osobę

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 38320 )
Array ( [docId] => 38320 )


Array ( [docId] => 38320 )