Umowa na zastępstwo tylko na czas nieobecności konkretnego pracownika

Autor: Jakub Ziarno
Data: 30-07-2014 r.

Umowa na zastępstwo to wygodna dla pracodawcy forma zatrudnienia. Dobrze sformułowana rozwiązuje się automatycznie z chwilą powrotu nieobecnego pracownika. Ponadto zastępcę można zwolnić w dowolnym momencie, z zachowaniem 3-dniowego okresu wypowiedzenia i w dodatku nie trzeba podawać mu na piśmie przyczyny wypowiedzenia. Z drugiej strony, jeżeli pracodawcy spodoba się praca zastępcy, wolno mu w każdej chwili zatrudnić tę osobę na stałe.

Umowa na czas nieobecności pracownika

Umowę na zastępstwo stosuje się, jeśli pracodawca ma zamiar nawiązać z konkretną osobą stosunek pracy w celu zastępstwa jednego ze swoich pracowników w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności i nie chce zatrudniać zastępcy na podstawie innej umowy, np. bezterminowej (art. 25 § 1 zdanie drugie Kodeksu pracy).

Umowę tę można nawiązać tylko w sytuacji, gdy jeden z pracowników nie świadczy pracy z powodu usprawiedliwionej nieobecności, np. gdy korzysta z urlopu:

  • wypoczynkowego,
  • wychowawczego,
  • macierzyńskiego,
  • rodzicielskiego,
  • bezpłatnego,
  • na sprawowanie funkcji społecznej

Ważne: Umowa na zastępstwo jest rodzajem umowy terminowej. Jej stosowanie ma na celu przede wszystkim zapewnienie obsady na stanowisku nieobecnego pracownika i to tylko na czas jego nieobecności w pracy. Nie powinno się natomiast nawiązywać umowy na zastępstwo, gdy pracodawca nie zna przyczyny nieobecności pracownika lub też nieobecność ta nie jest usprawiedliwiona.

Przykład:

Pracodawca nie może nawiązać umowy na zastępstwo w odniesieniu do pracownika, który wyjechał za granicę na 2-tygodniowy urlop wypoczynkowy, po jego upływie nie wrócił do pracy w umówionym terminie i nie ma z nim żadnego kontaktu. Wówczas należy rozwiązać umowę z osobą nieobecną i dopiero wtedy zatrudnić na jej miejsce nowego pracownika, np. na bazie umowy o pracę na okres próbny czy też na czas niekreślony – w zależności od decyzji stron.

Moment zawarcia umowy na zastępstwo

Kodeks pracy nie określa momentu, w którym dopuszczalne jest zawarcie umowy o pracę na zastępstwo. Jednak z uwagi na cel tego rodzaju umowy (zastępstwo nieobecnego pracownika) trzeba uznać, że pracodawca może zatrudnić zastępcę dopiero w chwili wystąpienia potrzeby przejęcia zadań nieobecnego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Wydaje się więc, że najwcześniejszym dniem pracy zastępcy może być pierwszy dzień nieobecności w pracy zastępowanego pracownika (zob.przykład). W praktyce będzie to np. pierwszy dzień urlopu wypoczynkowego, urlopu bezpłatnego lub zwolnienia lekarskiego.  

Przykład:

Kobieta w ciąży idzie na zwolnienie lekarskie. Pracodawca ma informację, że pracownica wróci do pracy dopiero po urlopie rodzicielskim. Dlatego zamierza zatrudnić na zastępstwo za nią inną osobę. Umowę o pracę w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy można zawrzeć w momencie wystąpienia potrzeby zastąpienia pracownika, czyli w tym przypadku np. w 1. dniu zwolnienia lekarskiego lub urlopu macierzyńskiego, czy też w każdym innym dniu nieobecności zastępowanej osoby. Nie powinno się natomiast zawierać takiej umowy np. na tydzień przed pójściem zastępowanej pracownicy na zwolnienie. Pierwszym dniem pracy zastępcy może być bowiem dopiero pierwszy dzień nieobecności zastępowanego pracownika.

Określenie czasu trwania umowy  

W praktyce zamiast wskazywać konkretną datę, do której ma obowiązywać umowa, należy napisać, że umowa obowiązuje przez okres usprawiedliwionej nieobecności konkretnego pracownika. Można wpisać wprost, jaka to nieobecność (np. urlop macierzyński, nieobecność spowodowana chorobą).

Jeżeli natomiast zapisana zostanie konkretna data, do której ma obowiązywać umowa, powstanie wątpliwość, czy faktycznie zawarta została umowa na zastępstwo, którą można wypowiedzieć, zastosowawszy 3-dniowy okres wypowiedzenia, czy może umowa na czas określony, której wypowiedzenie możliwe jest tylko po spełnieniu określonych warunków i to z zachowaniem dłuższego, 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia.

Umowa z wpisaną konkretną datą, do której ma obowiązywać, nie rozwiąże się automatycznie, jeśli zastępowany pracownik wróci wcześniej, niż to pracodawca przewidywał.  

Przykład:

W umowie o pracę strony wskazały, że zawierają ją „na zastępstwo za Jakuba Bartkowskiego na czas jego nieobecności chorobowej”. Taki zapis powoduje, że umowa rozwiąże się z mocy prawa z chwilą powrotu Jakuba Bartkowskiego do pracy po zakończeniu choroby. Natomiast zapis, z którego wynika, że umowa została zawarta „na zastępstwo za Jakuba Bartkowskiego na czas jego nieobecności do 20 grudnia 2014 r.”, będzie źródłem wątpliwości w przypadku, gdyby nieobecny pracownik wrócił do pracy szybciej.

Jakub Ziarno, specjalista prawa pracy, trener, prowadzi własną firmę doradczą, był inspektorem PIP

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

30 najciekawszych pytań z prawa pracy

pobierz

Różnicowanie wynagrodzeń na takich samym stanowiskach

pobierz

Dokumentacja pracownicza

pobierz

Pracownik może krytykować decyzje szefa, ale nie jego osobę

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 35436 )
Array ( [docId] => 35436 )


Array ( [docId] => 35436 )