Stronami umowy są pracownik i pracodawca. Przy małych firmach, nikt nie ma wątpliwości, kto taką umowę powinien zawrzeć. Problem robi się w tych zakładach pracy, w których struktura jest bardzo rozbudowana.
Pracodawca
W przypadku pracodawcy w umowie trzeba wskazać jego nazwę oraz siedzibę. Jeśli jest to osoba fizyczna prowadząca własną działalność gospodarczą, wówczas taki pracodawca sam dokonuje we własnym imieniu czynności z zakresu prawa pracy, w tym zawiera umowy z pracownikami. Może jednak powierzyć tę funkcję innej osobie (np. pracownikowi kadr). W takiej sytuacji, niezbędne jest udzielenie pracownikowi kadr pełnomocnictwa do dokonywania wszystkich lub tylko niektórych (wyraźnie wskazanych) czynności z zakresu spraw pracowniczych (np. tylko do podpisywania umów o pracę).
Jeżeli pracodawcą jest jednostka organizacyjna (np. spółka z o.o.) umowę o pracę w jej imieniu może zawrzeć organ lub osoba zarządzająca tą jednostką.
Zdaniem Sądu Najwyższego, organ lub osoba, która na podstawie przepisów prawa lub statutu zarządza jednostką organizacyjną będącą pracodawcą, może wyznaczyć inną osobę do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy (postanowienie Sądu Najwyższego z 12 października 2000 r., I PKN 536/00, OSNP 2002/1/241).
W firmach o bardziej złożonej strukturze organizacyjnej pełnomocnictwo do reprezentowania pracodawcy w sprawach pracowniczych, w tym do zawierania umów o pracę, może mieć np. dyrektor działu personalnego lub dyrektor działu kadr. W takim przypadku wiele zależy od zwyczajów panujących w danej firmie, czy też przyjętych w niej procedur organizacji pracy.
