Autor: Monika Wacikowska
Data: 10-06-2014 r.
W niektórych przypadkach, mimo iż zmieniają się pewne aspekty wykonywania przez pracownika pracy, nie ma konieczności zawierania z pracownikiem porozumienia zmieniającego czy wręczania mu wypowiedzenia zmieniającego. Będzie tak w przypadku gdy dokonywana zmiana mieści się w ramach dotychczasowych warunków pracy lub płacy.
Pracownik musi otrzymać porozumienie zmieniające lub wypowiedzenie zmieniające każdorazowo przy zmianie warunków wykonywanej dotychczas pracy lub warunków wynagradzania, gdy nowe warunki nie mieszczą się w zakresie dotychczas obowiązujących postanowień umownych czy wynikających z regulaminu wynagradzania. Jest to zatem konieczne, gdy zmieniają się:
- składniki wynagrodzenia - np. zamiast premii pracownikowi będzie przysługiwać nagroda; dotychczasowa stawka miesięczna ma zostać zamieniona na stawkę godzinową;
- wysokość wynagrodzenia - np. pracownik wynagradzany stawką miesięczną w wysokości 2.000 zł ma otrzymywać wynagrodzenie w wysokości 3.000 zł lub odwrotnie;
- obowiązki (stanowisko) pracownika lub zakres jego obowiązków zostaje rozszerzony, a nowe obowiązki nie mieszczą się w zakresie obowiązków wykonywanych w ramach zajmowanego przez pracownika stanowiska (porozumienie lub wypowiedzenie nie jest natomiast konieczne w razie zmiany samego nazewnictwa stanowisk - zob. Przykład 1);
- zarówno wynagrodzenie pracownika, jak i jego obowiązki - np. pracownik otrzymuje podwyżkę, ale w zamian za to pracodawca poleca mu wykonywanie nowych/dodatkowych obowiązków pracowniczych;
- miejsce pracy - jeśli nowe miejsce wykonywania pracy nie mieści się w zakresie dotychczasowego.
Uwaga: Nie ma znaczenia, czy zmiana jest korzystna, czy nie dla pracownika
Wręczenie pracownikowi porozumienia zmieniającego lub wypowiedzenia zmieniającego jest konieczne zawsze, gdy zmianie ulegają warunki pracy lub płacy bez względu na to, czy jest to zmiana na korzyść pracownika, czy też nie. Pracodawcy często o tej zasadzie zapominają, twierdząc, że jeśli warunki pracy zmieniają się na korzyść zatrudnionego lub są dla niego neutralne, to wystarczy pracownika o tej zmianie poinformować. Otóż nie - w każdym takim przypadku należy pracownikowi w sposób sformalizowany zmienić odpowiednio warunki pracy bądź płacy.
Modyfikacja umowy nie zawsze konieczna
Warunki zatrudnienia pracownika można zmienić, zmieniając postanowienia umowy o pracę lub wewnątrzzakładowych aktów prawnych, które je kształtują - regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania, zakładowych czy ponadzakładowych układów zbiorowych pracy. Warto jednak pamiętać, że nie każda zmiana pociąga za sobą konieczność ingerencji w treść umowy o pracę.
Przykład:Zmiana nazwy stanowiska
Pracodawca, w związku ze zmianami organizacyjnymi firmy, zmienia nazewnictwo niektórych stanowisk pracy, bez zmiany obowiązków przypisanych tym stanowiskom. Przykładowo, kierownik projektu staje się koordynatorem projektu. Taka zmiana, polegająca tylko na zmianie nazewnictwa stanowiska, nie rodzi obowiązku wręczenia pracownikowi wypowiedzenia lub porozumienia zmieniającego. Warunki pracy i płacy pozostają bowiem niezmienione. Wystarczy zatem, że pracodawca poinformuje pracownika o wprowadzonych zmianach np. na piśmie.
Przykład:Nowe miejsce wykonywania obowiązków
Pracownik jest zatrudniony w sklepie i wykonuje swoją pracę w Warszawie przy ul. Konwaliowej 6. Miejsce jego pracy pracodawca, który jest właścicielem kilku sklepów, określił w umowie o pracę ogólnie, wpisując w odpowiedniej rubryce „Warszawa”. Teraz pracodawca chce przenieść pracownika do innego swojego sklepu, który mieści się przy ul. Kolorowej 8, również w Warszawie.
W tym przypadku wystarczy, jak pracodawca poinformuje pracownika o nowym miejscu wykonywania pracy. Nie musi natomiast dokonywać zmian w umowie o pracę. Nowe miejsce wykonywania zada pracowniczych mieści się bowiem w ramach dotychczasowego, określonego w umowie o pracę jako Warszawa.
Podobnie jest ze zmianą obowiązków pracownika. Bez wątpienia w przypadku gdy zmianie ulega stanowisko pracy pracownika i, co za tym idzie, zmieniają się jego obowiązki, należy wręczyć mu wypowiedzenie lub porozumienie zmieniające. Nie jest to jednak konieczne, gdy zmiana mieści się w ramach zajmowanego stanowiska.
Przykład:Zadania w ramach dotychczasowego stanowiska
Pracownik zatrudniony na stanowisku specjalisty ds. kadrowych zajmuje się wszystkimi sprawami kadrowymi poza rozliczaniem czasu pracy; ten obowiązek wykonuje inny pracownik. Pracodawca chce jednak, by wspomniany specjalista zajmował się wszystkimi sprawami personalnymi - również rozliczaniem czasu pracy.
Polecając specjaliście ds. kadrowych nowy obowiązek, jakim jest rozliczanie czasu pracy zatrudnionych, pracodawca nie musi zmieniać warunków pracy tego pracownika. Pozostają one bowiem takie same - rozliczanie i ewidencja czasu pracy mieszczą się w ramach typowych zadań wykonywanych na zajmowanym przez pracownika stanowisku.
Zakres obowiązków można rozszerzyć o obowiązki typowe dla danego stanowiska
Dotyczy to również sytuacji, kiedy zatrudniony, oprócz tego, że ma określone w umowie o pracę stanowisko, otrzymał od pracodawcy zakres obowiązków. Jeżeli nowo polecony obowiązek nie mieści się w dotychczasowym zakresie, ale mieści się w ramach obowiązków normalnie wykonywanych na zajmowanym przez pracownika stanowisku, nie wymaga to wręczenia pracownikowi porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego. Pracodawca powinien jednak poinformować pracownika o zmianie zakresu jego obowiązków - najlepiej w formie pisemnej. Nowe obowiązki zaczynają w tym przypadku obowiązywać od momentu wprowadzenia ich nowego zakresu, czyli od chwili, w której pracodawca poinformował o tym fakcie pracownika.
Uwaga: Pracodawca nie poleci jakichkolwiek dodatkowych obowiązków
Sam fakt, że pracodawca w zakresie obowiązków pracownika, po enumeratywnym ich wymienieniu, umieścił zapis „oraz inne obowiązki polecane przez pracodawcę”, nie oznacza, że może polecać pracownikowi jakiekolwiek dodatkowe zadania bez konieczności wręczania mu porozumienia czy wypowiedzenia zmieniającego. Klauzula „oraz inne obowiązki polecane przez pracodawcę” oznacza bowiem obowiązki inne niż te, które pracodawca wymienił, ale wchodzące w zakres czynności związanych z zajmowanym stanowiskiem.
Przykład:Klauzula „oraz inne obowiązki polecane przez pracodawcę”
Pracodawca powołując się na klauzulę „oraz inne obowiązki polecane przez pracodawcę”, polecił pracownikowi działu księgowego zastępowanie pracownika z działu obsługi klienta przez pół roku.
Błąd! Zakres czynności pracownika zatrudnionego w dziale obsługi klienta jest zupełnie różny od tego, jaki obowiązuje zatrudnionego w dziale księgowości. W takim przypadku pracodawca powinien wręczyć pracownikowi wypowiedzenie lub porozumienie zmieniające.
Zdaniem Sądu Najwyższego: Zmiana przez zakład pracy zakresu czynności pracownika nie stanowi istotnej zmiany warunków pracy, wymagającej wypowiedzenia, jeżeli czynności, które ma wykonywać pracownik, nie wykraczają poza obowiązki związane z pełnioną przez niego funkcją (wyrok Sądu Najwyższego z 7 listopada 1974 r., I PR 332/74).
Kiedy jeszcze zmiana umowy nie jest potrzebna
Zmiany umowy o pracę nie wymaga również m.in.:
- każdorazowe ustalanie pracownikowi zakresu zadań do wykonania w danym okresie - w przypadku pracownika zatrudnionego w zadaniowym systemie czasu pracy;
- zmiana rozkładu czasu pracy obowiązującego dotychczas pracownika,pod warunkiem jednak, że rozkład czasu pracy nie został zapisany w umowie o pracę czy w regulaminie pracy;
- nowa organizacja czasu pracy, przewidująca pracę w porze nocnej(podczas gdy dotychczas pracownicy nie pracowali w nocy),
- wprowadzenie nowego harmonogramu czasu pracy,
- zmiana pomieszczenia pracy (np. pracownicy, którzy dotychczas pracowali w 2- i 3-osobowych pokojach, będą teraz świadczyć pracę w tzw. open space, tj. pomieszczeniu, w którym znajduje się kilkadziesiąt biurek ze sprzętem komputerowym).
Ponadto porozumienie zmieniające czy wypowiedzenie zmieniające nie jest wymagane przy zmianie dodatkowych warunków zatrudnienia zamieszczanych w informacji do umowy o pracę, o której mowa w art. 29 § 3 Kodeksu pracy. Pracodawca ma jedynie obowiązek poinformować pracownika o zaistniałych zmianach (np. wyższym wymiarze urlopu czy dłuższym okresie wypowiedzenia), wręczając mu zaktualizowaną informację o dodatkowych warunkach zatrudnienia nie później niż przed upływem miesiąca od chwili zaistnienia tych zmian.
Uwaga: Jeśli natomiast informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia została wpisana w treści umowy o pracę, a nie wręczona pracownikowi jako oddzielny dokument, to jakakolwiek zmiana tych warunków powinna skutkować zmianą postanowień umowy o pracę w formie aneksu.
Zmiana umowy o pracę nie jest konieczna w przypadku tymczasowego powierzenia pracownikowi innej pracy na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym pod warunkiem, że jest to uzasadnione potrzebami pracodawcy i nie powoduje obniżenia wynagrodzenia pracownika oraz odpowiada jego kwalifikacjom.
Podstawa prawna:
-
art. 9 § 1-3, art. 18 § 1-2, art. 29 § 4, art. 42, art. 43, art. 24113 §2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
-
art. 76 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r., poz. 121) w związku z art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).
Monika Wacikowska, prawnik, specjalista prawa pracy, Kancelaria Prawa Pracy JUSTICARE
