Jak zapewnić skuteczność audytów wewnętrznych

Przeprowadzanie audytu wewnętrznego jest ważnym wymaganiem norm ISO, bez którego trudno byłoby zapewnić utrzymanie i doskonalenie systemu zarządzania. Dzięki niemu organizacja jest w stanie wykazać, że system funkcjonuje prawidłowo, a ustalone cele i osiągane wyniki są zgodne z oczekiwaniami. Z praktycznego punktu widzenia, audyt ma jednak dużo szersze spektrum korzyści.

Jest doskonałym narzędziem w rękach pełnomocnika oraz kierownictwa, dzięki któremu możesz:

1. pozyskiwać informacje na temat skuteczności prowadzonych działań i ich zgodności z wymaganiami,
2. weryfikować spełnienie przez dostawców, podwykonawców ustalonych wymagań,
3. odpowiednio wcześniej wykrywać niezgodności oraz potencjalne niezgodności, minimalizując tym samym ryzyka ich zaistnienia,
4. inwentaryzować potrzeby szkoleniowe przez weryfikację świadomości pracowników,
5. określać mocne strony, które można rozwijać, oraz słabe, które warto nadzorować i doskonalić w organizacji.

W procesie audytu, umiejętności komunikacyjne idą często w parze z umiejętnościami pozyskiwania właściwych informacji. Dzięki nim możesz gromadzić dowody audytowe, niezbędne do wykazania zgodności z kryteriami audytu. Dowody te mogą pochodzić z przekazu ustnego, pisemnego, jak również z informacji poszlakowych. Ich źródłem mogą być natomiast:

1. Badania dokumentów, zapisów udostępnionych przez audytowanych
2. Obserwacje realizowanych działań oraz warunków pracy
3. Rozmowy i wywiady z pracownikami zaangażowanymi w proces
4. Analizy informacji zwrotnych od klienta i innych stron zainteresowanych.

Częstym problemem komunikacyjnym jest sytuacja, kiedy audytorzy używają branżowego słownictwa lub zbyt zadają zbyt dużo pytań zamkniętych, które nie są w stanie dostarczyć pewnych i wiarygodnych dowodów z audytu. Żeby temu przeciwdziałać, przestrzegaj pewnych reguł w tym obszarze (patrz tabela Rodzaje pytań audytowych i ich przydatność podczas audytu).