Jak zapewnić skuteczność audytów wewnętrznych

Kategoria: Normy i sanepid
Data: 08-08-2017 r.

Żeby mówić o skutecznym audycie wewnętrznym, rozpocznij od wyjaśnienia, jakimi cechami powinien się on charakteryzować, gdyż cechy te bezpośrednio wpływają na jakość i profesjonalizację audytu. A to przekłada się na osiągane wyniki i jego odbiór w organizacji.

Przeprowadzanie audytu wewnętrznego jest ważnym wymaganiem norm ISO, bez którego trudno byłoby zapewnić utrzymanie i doskonalenie systemu zarządzania. Dzięki niemu organizacja jest w stanie wykazać, że system funkcjonuje prawidłowo, a ustalone cele i osiągane wyniki są zgodne z oczekiwaniami. Z praktycznego punktu widzenia, audyt ma jednak dużo szersze spektrum korzyści.

Jest doskonałym narzędziem w rękach pełnomocnika oraz kierownictwa, dzięki któremu możesz:

  1. pozyskiwać informacje na temat skuteczności prowadzonych działań i ich zgodności z wymaganiami,
  2. weryfikować spełnienie przez dostawców, podwykonawców ustalonych wymagań,
  3. odpowiednio wcześniej wykrywać niezgodności oraz potencjalne niezgodności, minimalizując tym samym ryzyka ich zaistnienia,
  4. inwentaryzować potrzeby szkoleniowe przez weryfikację świadomości pracowników,
  5. określać mocne strony, które można rozwijać, oraz słabe, które warto nadzorować i doskonalić w organizacji.

Cztery cechy skutecznego audytu wewnętrznego

Cecha audytu

Wyjaśnienie

  1. Systematyczność / Częstotliwość
  • Nie traktuj audytów jako jednorazowe działanie, organizuj je cyklicznie, minimum raz w roku.
  • Zaplanuj wcześniej datę, zakres i kryteria audytów. Poinformuj odpowiednio wcześniej odpowiedzialnych za ich realizację i audytowanych.
  • Podczas planowania zakresu i częstotliwości audytów uwzględnij ważność procesów, wyniki poprzednich audytów, zmiany organizacyjne oraz technologiczne.
  • Obszary istotne i bardziej podatne na niezgodności audytuj częściej bądź bardziej szczegółowo.
  1. Niezależność
  • Zleć przeprowadzenie audytu osobie nie związanej z audytowanym obszarem (nie można audytować własnej pracy!).
  • Znajdź audytora wolnego od uprzedzeń wobec audytowanych.
  • W przypadku małych organizacji zastanów się nad zatrudnieniem audytora z zewnątrz.
  1. Udokumentowanie
  • Dokumentuj zapisy z planowania, realizacji oraz raportowania. Są dowodem, że te czynności zrealizowałeś.
  1. Ukierunkowany na uzyskanie dowodu / Praca oparta na faktach
  • Odnotowuj dowody audytowe, np. przeglądane dokumenty, zaobserwowane procesy, ustalenia z audytowanymi.
  • Wykaż się minimalną znajomością dokumentów na zgodność, z którymi będziesz przeprowadzał audyt.

Komunikacja podstawą skutecznego audytu

W procesie audytu, umiejętności komunikacyjne idą często w parze z umiejętnościami pozyskiwania właściwych informacji. Dzięki nim możesz gromadzić dowody audytowe, niezbędne do wykazania zgodności z kryteriami audytu. Dowody te mogą pochodzić z przekazu ustnego, pisemnego, jak również z informacji poszlakowych. Ich źródłem mogą być natomiast:

  1. Badania dokumentów, zapisów udostępnionych przez audytowanych
  2. Obserwacje realizowanych działań oraz warunków pracy
  3. Rozmowy i wywiady z pracownikami zaangażowanymi w proces
  4. Analizy informacji zwrotnych od klienta i innych stron zainteresowanych.

Częstym problemem komunikacyjnym jest sytuacja, kiedy audytorzy używają branżowego słownictwa lub zbyt zadają zbyt dużo pytań zamkniętych, które nie są w stanie dostarczyć pewnych i wiarygodnych dowodów z audytu. Żeby temu przeciwdziałać, przestrzegaj pewnych reguł w tym obszarze (patrz tabela Rodzaje pytań audytowych i ich przydatność podczas audytu).

Arkadiusz Trela, ekspert Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Szpitali Prywatnych, pełnomocnik oraz trener systemów zarządzania wg ISO w ochronie zdrowia

Tagi: audyt

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Ochrona danych osobowych w gabinecie lekarskim – przygotuj się do dużych zmian

pobierz

Elektroniczna dokumentacja medyczna

pobierz

Jak zarządzać ryzykiem w ujęciu ISO 9001:2015

pobierz

Jak przygotować raport o sytuacji ekonomiczno-finansowej SPZOZ Nowy obowiązek dla kierownika

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • Buszan Suchecka Orłowski Adwokat Radcowie Prawni Sp.p.

    ul. Armii Krajowej 22/2, 81-849 Sopot

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • KANCELARIA ADWOKACKA Adwokat Michał Gajda

    ul. Księcia Bogusława X 1/3, 70-440 Szczecin

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 40608 )
Array ( [docId] => 40608 )

Array ( [docId] => 40608 )