Osobami uprawnionymi do świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści - byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu. Regulamin ten określa także rodzaje działalności finansowanej ze środków Funduszu oraz zasady przyznawania świadczeń.
Świadczenia z ZFŚS przyznaje się co do zasady na wniosek uprawnionego. W procedurze przyznawania świadczeń często uczestniczy komisja socjalna, która w określonym terminie rozpatruje wszystkie wnioski osób uprawnionych. Często jest tak, że pomiędzy złożeniem wniosków, a zebraniem się komisji mija sporo czasu. W tym okresie może dojść do rozwiązania stosunku pracy z osobą, która wnioskowała o świadczenie.
Jeżeli jednak osoba uprawniona ubiega się o świadczenie z Funduszu w związku z posiadaniem statusu pracownika, to złożenie wniosku o świadczenie w okresie, gdy posiada taki status uprawnia ją, po spełnieniu warunków określonych w regulaminie Funduszu, do otrzymania tego świadczenia. Fakt, że komisja socjalna rozpatrująca wnioski osób uprawnionych zebrała się już po rozwiązaniu stosunku pracy nie ma znaczenia.
