Zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym z przedstawicielami związków zawodowych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Przy czym przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, a przyznaje się je na wniosek osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1 ww. ustawy).
Dla usprawnienia działalności socjalnej warto ustalić, w jakiej formie i w jakim terminie osoby uprawnione powinny złożyć wnioski o poszczególne świadczenia socjalne wraz z wymaganą regulaminem dokumentacją. Dzięki temu pracodawca samodzielnie, czy też wspólnie z komisją socjalną będzie mógł zaplanować sobie, kiedy rozpatrzą wnioski i wypłacą świadczenia. Brak regulacji wewnętrznej w tym zakresie może spowodować, że każdy uprawniony będzie składał wnioski w innym terminie, a to zdezorganizuje pracę dyrektora i komisji socjalnej, a także komórki płacowej odpowiedzialnej za wypłaty.
