Rozliczenia kosztów podróży służbowej dokonuje się na poleceniu wyjazdu służbowego (choć nie jest to obligatoryjne), do którego załącza się bilety, faktury VAT i rachunki dokumentujące faktycznie poniesione koszty. Jeśli dokument ten spełnia warunki wymagane dla dowodu księgowego, może stanowić podstawę ujęcia zwrotu kosztów podróży służbowej pracownika w księgach rachunkowych.
Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.
Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik powinien zatem dołączyć m.in. bilety dokumentujące koszty przejazdów kolejowych, autobusowych czy lotniczych.
Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika powinno być dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
Księgowanie rozliczenia krajowej podróży służbowej pracownika:
- Zarachowanie kosztów podróży służbowej:
Wn Pozostałe koszty rodzajowe - podróże służbowe lub konto zespołu 5
Ma Pozostałe rozrachunki z pracownikami - Konto imienne pracownika
- KW zwrot pracownikowi wydatków związanych z podróżą służbową wyższych od pobranej zaliczki:
Wn Pozostałe rozrachunki z pracownikami - Konto imienne pracownika
Ma Kasa
- KP zwrot do kasy zaliczki w kwocie przewyższającej poniesione w związku z podróżą służbową wydatki:
Wn Kasa
Ma Pozostałe rozrachunki z pracownikami - Konto imienne pracownika.
Na koncie Pozostałe koszty rodzajowe - podróże służbowe ujmuje się wszelkie koszty związane z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych, zarówno diety, ryczałty, koszty noclegów czy przejazdów, jak i inne zaakceptowane przez pracodawcę wydatki. Nie ma znaczenia, czy koszty zostały poniesione przez pracownika, czy też bezpośrednio przez pracodawcę.
Podstawa prawna:
- art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1998 nr 21, poz. 94),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).
Autor: Katarzyna Trzpioła
Opracowanie redakcyjne: Sylwia Maliszewska
Zobacz także:
