Faktura pro forma nie wynika z przepisów i nie jest dokumentem księgowym, jednak dokument ten jest powszechnie używany w obrocie gospodarczym. Stanowi niejako ofertę handlową.
Wystawiana jest najczęściej w przypadku konieczności wpłacenia zaliczki w związku z realizacją umowy czy realizacją zlecenia. Na fakturze pro forma znajdują się zazwyczaj wszystkie dane potrzebne do dokonania płatności.
Faktura pro forma to nie dokument księgowy
Należy podkreślić, że faktury pro forma:
- nie stanowią potwierdzenia zawartych transakcji.
- nie stanowią pobrania zaliczki,
- nie są dokumentami księgowymi,
- nie powinny podlegać ewidencji w księgach rachunkowych,
- nie stanowią podstawy do kwalifikacji wydatków do kosztów podatkowych.
Po otrzymaniu zaliczki, wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sprzedający podmiot jest zobowiązany do wystawienia normalnej faktury VAT. Dopiero później wystawiona faktura VAT stanowi dokument księgowy, który podlega ewidencji do celów księgowych oraz podatkowych.
