Firma wynajmuje samochód? Dowiedz się jak uniknąć błędów w rozliczeniu

Przedsiębiorca decydując się na nabycie samochodu drogą najmu zobowiązany jest do podpisania umowy z wynajmującym oraz opłaty czynszu za jego użytkowanie. Zgodnie z art. 659 par. 1 Kodeksu cywilnego przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.

Wynajmujący samochód jest przede wszystkim zobowiązany do opłacenia czynszu za jego użytkowanie. Dodatkowo przedsiębiorca ponosi również koszty związane z jego eksploatacją, m.in. zakup paliwa, naprawy bieżące, ubezpieczenie, parking. Warunkiem, aby przedsiębiorca mógł zaliczyć takie wydatki w koszty uzyskania przychodu, jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki.

W myśl art. 16 ust. 1 pkt. 51 ustawy o CIT (odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt. 46 ustawy o PIT) za koszty uzyskania przychodu nie uważa się wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Dlatego  ważne jest, aby suma wydatków ujętych w kosztach nie przekroczyła kwoty limitu, która wynika z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu.

Stawka za kilometr przebiegu pojazdu uzależniona jest od pojemności silnika i wynosi:

• o poj. skok. do 900 cm³ – 0,5214 zł
• o poj. skok. powyżej 900 cm³ – 0,8358 zł.

W przypadku OC i AC, wydatki poniesione na ubezpieczenie wynajmującego samochodu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu jedynie w sytuacji, gdy będzie to wymagane na podstawie umowy najmu, a zatem z treści umowy jasno wynika zapis, że wydatki związane z ubezpieczeniem pojazdu pokrywa najemca. W tym przypadku również obowiązuje limit kwoty zaliczonej w koszty podatkowe, który powinien być wyliczony na podstawie kilometrówki.

Inaczej jest w kwestii czynszu za wynajem samochodu. W 2013 roku minister finansów wydał interpretację ogólną, w której stwierdził, że wydatki poniesione na czynsz za wynajem pojazdu nie są opłatą eksploatacyjna, a tym samym nie powinny być rozliczane w ramach limitu wyliczonego z kilometrówki. Zatem opłata za czynsz powinna być rozliczana bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu.

Do kosztów podatkowych przedsiębiorca może zaliczyć 208,95 zł. Wynika to z następującego wyliczenia:

250 km x 0,8358 zł/km = 208,95 zł.

Zatem pozostała część z faktury może zostać przeniesiona na następny miesiąc:

400 zł – 208,95 zł = 191,05 zł.

Dekretacja w maju:

1)      zaewidencjonowanie faktur związanych z eksploatacją pojazdu w maju:

• strona WN konta 401-99 Zużycie materiałów i energii NKUP (np. za zakup paliwa) lub 402-99 Usługi obce NKUP (np. opłata za parking) kwota 400 zł
• strona MA konta 202 Rozrachunki z dostawcami kwota 400 zł

2)      Przeksięgowanie PK w koszty podatkowe części kwoty z faktur na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów:

• strona WN konta 401 Zużycie materiałów i energii (np. za zakup paliwa) lub 402 Usługi obce (np. opłata za parking) kwota 208,95 zł
• strona MA konta 401-99 Zużycie materiałów i energii NKUP (np. za zakup paliwa) lub 402-99 Usługi obce NKUP (np. opłata za parking) kwota 208,95 zł.

W czerwcu przedsiębiorca przejechał 100 km w celach służbowych. Faktury za eksploatacje samochodu opiewały na kwotę 40 zł. Przedsiębiorca może zaliczyć w koszty podatkowe:

100 km x 0,8358 zł/km = 83,58 zł.

Do wykorzystania z faktur z poprzedniego i bieżącego miesiąca ma kwotę 191,05 zł + 40 zł = 231,05 zł. W koszty uzyskania przychodu w czerwcu przedsiębiorca zalicza jedynie część wynikająca z kilometrówki, czyli 83,58 zł. Pozostała część kwoty wynikającej z faktur przechodzi na następny miesiąc, zatem 231,05 zł – 83,58 zł = 147,47 zł.

Dekretacja w czerwcu:

3)      zaewidencjonowanie faktur związanych z eksploatacją pojazdu w czerwcu:

• strona WN konta 401-99 Zużycie materiałów i energii NKUP (np. za zakup paliwa) lub 402-99 Usługi obce NKUP (np. opłata za parking) kwota 40 zł
• strona MA konta 202 Rozrachunki z dostawcami kwota 40 zł

4)      Przeksięgowanie PK w koszty podatkowe części kwoty z faktur na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów:

• strona WN konta 401 Zużycie materiałów i energii (np. za zakup paliwa) lub 402 Usługi obce (np. opłata za parking) kwota 83,58 zł
• strona MA konta 401-99 Zużycie materiałów i energii NKUP (np. za zakup paliwa) lub 402-99 Usługi obce NKUP (np. opłata za parking) kwota 83,58 zł

Kilometrówka naliczana jest narastająco. Należy jednak pamiętać, że przenoszenie na kolejny okres wydatków i przejechanych kilometrów odbywa się w ramach jednego roku podatkowego. W sytuacji, gdy przedsiębiorstwo nie wykorzysta limitu wyliczonego w ramach kilometrówki, niestety on przepada i od następnego roku naliczany jest od nowa.