Aby możliwe było zaliczenie do kosztów podatkowych kosztów nabytych usług, przedsiębiorca musi być w stanie udokumentować, że faktycznie dokonano transakcji. Przepisy ustawy o CIT nie regulują kwestii, jakie dokumenty powinny stanowić podstawę do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów. Podstawową dokumentację stanowią umowy, faktury i specyfikacje do faktur.
Jednak zdarza się często, iż kontrahenci nie wystawiają faktury. W takim przypadku organy podatkowe przyjmują, iż pomimo braku faktury jeżeli podatnik posiada umowę, wyciąg bankowy, z którego wynika, iż kwota wydatku została zapłacone, to można zaliczyć ją do kosztów.
W omawianej kwestii wypowiedział się także Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w piśmie z dnia 25 kwietnia 2006 roku, nr 1471/DPD2/423-15/06/JB, gdzie czytamy:
„(…) brak faktury nie stanowi samoistnej przesłanki do stwierdzenia braku możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. W wyjątkowych sytuacjach zaliczenie poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest możliwe również w oparciu o inne dowody.
