Zasady przeprowadzania inwentaryzacji składników nietypowych, ruch składników w czasie trwania procesu inwentaryzacyjnego, postępowanie przy ujawnianiu składników uszkodzonych, czy ustalanie, wyjaśnianie i weryfikacje różnic inwentaryzacyjnych to informacje, które znajdziemy w instrukcji inwentaryzacyjnej, która opisuje szczegóły związane z rozliczeniem inwentaryzacji.
Instrukcja inwentaryzacyjna ma być w każdej jednostce przewodnikiem, w jaki sposób należy przeprowadzić inwentaryzację poszczególnych składników aktywów i pasywów. Jest ona jednym z elementów dokumentacji polityki rachunkowości zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Instrukcja inwentaryzacyjna powinna zatem zawierać informacje obejmujące, co najmniej:
- metody i techniki inwentaryzacji,
- słowniczek pojęć inwentaryzacyjnych – pojęcia,
- opis przygotowań (zarządzenia wewnętrzne, zespoły komisji inwentaryzacyjnej i kontrolerów spisowych, powołanie komisji inwentaryzacyjnej, harmonogram itp.),
- opis przeprowadzania inwentaryzacji,
- opis sposobu kontroli przebiegu czynności inwentaryzacyjnych,
- zasady przeprowadzania inwentaryzacji składników nietypowych,
- ruch składników w czasie trwania procesu inwentaryzacyjnego,
- postępowanie przy ujawnianiu składników uszkodzonych,
- ustalanie, wyjaśnianie i weryfikacje różnic inwentaryzacyjnych,
- warunki i przypadki dopuszczania kompensat niedoborów i nadwyżek,
- informacje dotyczące sposobu rozliczania inwentaryzacji (rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych).
Instrukcja inwentaryzacyjna może stanowić odrębny element wewnętrznego prawa każdej jednostki i dodatkowy element dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Ma ona charakter generalny i nie musi być wydawana co roku, a jedynie w miarę potrzeb aktualizowana. Na podstawie instrukcji inwentaryzacyjnej kierownik jednostki (lub upoważniona przez niego osoba) wydaje zarządzenie w sprawie inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów.
Podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
Katarzyna Trzpioła, Wydział Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego
Zobacz także: